Exempel på digitalisering
I exemplen presenterar vi olika digitaliseringssituationer som förekommit inom den offentliga förvaltningen samt de förfaringssätt som vi rekommenderar för dem.
Se även styransvaret för digitalisering av handlingar.
Gör så här:
Påbörja inte digitaliseringen förrän materialet har fått ett gallringsbeslut. Riksarkivet bestämmer i ett gallringsbeslut om arkiveringen av informationsmaterial och om bevarandeformen efter digitaliseringen.
Börja med att utarbeta en gallringsframställan till Riksarkivet.
Riksarkivet har inte fattat ett beslut om det kulturhistoriska värdet för den analoga förvaringsformen för informationsmaterialet och om bevarandeformen för arkiveringen efter digitaliseringen.
Gör så här:
Börja inte digitalisera förrän ett gallringsbeslut har utfärdats för informationsmaterialet och bevarandeformen vid arkivering av materialet har fastställts. I gallringsbeslutet tas bland annat ställning till om informationsmaterialet efter digitaliseringen även ska bevaras i analog form.
Börja med att utarbeta en gallringsframställan till Riksarkivet.
Riksarkivet har i sitt gallringsbeslut bestämt att informationsmaterialet inte har något arkivvärde.
Gör så här:
Du kan börja digitalisera. Vid digitaliseringen behöver Riksarkivets specifikationer inte följas.
Riksarkivet har beslutat (Föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras 21.12.2021, KA/15906/03.99/2021) att de analoga handlingar som tillkommit efter 1.1.2022 endast ska arkiveras i digital form, med undantag av sådana handlingar som är kulturhistoriskt värdefulla till sin analoga förvaringsform.
Analoga handlingar som tillkommer från och med 1.1.2022 har i princip inget kulturhistoriskt värde i analog form. För informationsmaterialen ansöks om gallringsbeslut beträffande förvaringsformen endast i undantagsfall, om aktören inom den offentliga förvaltningen har identifierat handlingar som det är motiverat att även arkivera i analog form.
Gör så här:
Bedöm det analoga materialets kulturhistoriska värde. Tillämpa vid bedömningen Riksarkivets kriterier för kulturhistoriskt värde. Handlingen innehåller en vägledning för tillämpningen av kriterierna.
En gallringsframställan behöver inte göras om materialet enligt din bedömning inte har kulturhistoriskt värde. Du kan börja digitalisera enligt Riksarkivets specifikationer.
Om du vid utvärderingen identifierar kulturhistoriskt värdefullt informationsmaterial, gör en gallringsframställan till Riksarkivet.
Vid digitaliseringen produceras bruksexemplar och informationsmaterialet arkiveras inte enbart i digital form efter digitaliseringen. Analoga informationsmaterial kommer inte att förstöras efter digitaliseringen.
Gör så här:
Gör ännu en bedömning av det tillvägagångssätt som valts. Riksarkivet rekommenderar att handlingar som ska arkiveras alltid digitaliseras enligt Riksarkivets digitaliseringsspecifikationer. På så sätt säkerställs handlingarnas integritet, autenticitet och beviskraft samt att informationsmaterialen inte behöver digitaliseras på nytt före överföringen till Riksarkivet.
Exempelfallets tillvägagångssätt innebär att analoga material inte får förstöras efter digitaliseringen och att informationsmaterialet inte tas emot vid Riksarkivet.
Aktören kan alltid med hjälp av bildfilerna även producera bruksexemplar för olika användningsändamål.