Anvisningar om behandling av samfundsarkiv

Instruktionerna kan även tillämpas när du förbereder material i pappersform för digitalisering.

Angränsande av material

  • Utred olika aktörer (t.ex. en förening och olika föregångare och efterträdare till den). Ordna och katalogisera material från olika aktörer till skilda helheter, om det av hänsyn till utgångspunkten är logiskt och möjligt.
  • Om man i samband med arkiveringen med avsikt har kombinerat material från olika aktörer, är det inte att rekommendera att man fysiskt skiljer på dem. Man kan ändå göra en skild katalogisering och beskrivning av varje aktör.
  • Använd samfundets bakgrundsuppgifter som hjälp (historiker, organisationsstrukturer osv.) och möjliga materialkataloger el.d.)

Notera

  • Aktör är ett samfund, vars verksamhet har resulterat i ett material (skrivet, anlänt).
  • Olika aktörer och deras materialhelheter kan man oftast känna igen t.ex. genom olika operativa tidsgränsningar.

Gallring

  • Avlägsna material som inte hör till ett arkiv (tryckprodukter, föremål). 
  • Avlägsna arkivmaterial med mindre värde (t.ex. dubbletter av dokument och kvitton) genom att följa gallringsanvisning för privatarkiv. Bekanta dig med Riksarkivets gallringsanvisning (pdf).
  • Om du är osäker över materialets förvaringsvärde, ta kontakt med det verksamhetsställe på Riksarkivet som du tänker överlåta materialet till.
  • Skriven förteckning över materialet du har avlägsnat. 

Ordnande

  • Grundutgångspunkt: bevara tidigare skapade materialhelheter och ordningen som skapats för dem. Om materialet innehållsmässigt och fysiskt är i en logisk ursprunglig ordning, kräver det inga sorteringsåtgärder. Se också punkten katalogisering.
  • Om materialet saknar struktur och logisk ordning, sorteras materialet enligt överenskommen ordning tillsammans med mottagande part.
  • I den mån som materialet är osorterat:
    • Gruppera/klassificera/dela in materialet i serier i specifika helheter (grupp/klassa/serie = en logisk helhet av dokument). Vid behov kan grupperna/klasserna/serierna delas in i mindre helheter, underserier.
    • Skapa vid behov ännu mindre helheter än klassificeringen ovan, arkivenheter, under grupperna/klasserna/serierna: se i punkten katalogisering och beskrivning ett exempel på indelning av material i grupper/serier och arkivenheter!
  • I stora arkiv motsvarar en arkivenhet ofta ett förvaringsredskap (t.ex. ett arkivhölje). I mindre arkivhelheter kan ett förvaringsredskap innehålla många arkivenheter. Välj en lämplig intern ordning (t.ex. kronologisk ordning) för materialgrupperna som bildats.
  • Om det bara finns lite material (t.ex. 1 hyllmeter eller mindre), räcker det att man bildat helheter enligt förvaringsredskap. Ett förvaringsredskap kan till exempel vara en mapp, ett hölje, en låda, ett band, en bunt el.d. 

Notera

  • En logisk ordning baserar sig aktörens uppgifter, dokumentens format, sakinnehåll eller funktionella samband. En innehållsmässigt och fysiskt logisk ordning är ofta ett resultat av en planerad arkivbildning.
  • Om man till exempel i en förening årligen konsekvent arkiverat alla dokument i mappar, behöver man inte ändra ordningen. Mapparnas innehåll katalogiseras/beskrivs mappvis. Mapparna får en löpande numrering.
  • Grunderna för gruppering/klassificering/indelning i serier:
    • dokumentens format (abc-mönster) (protokoll, brevväxling)
    • verksamhet (klassificering enligt uppgift) (ungdomsarbete, utbildningsverksamhet)
    • tema/innehåll/kronologi (enligt tema eller material ordnat i kronologisk ordning)
    • en kombination av ovannämnda
  • Exempel på klassificering baserad på dokumentens format och material som ingår i klasserna (huvudserierna):
    • Diarier och kataloger
      • t.ex. gästböcker och medlemsförteckningar
    • Protokoll
    • Repetitioner
      • t.ex. medlemsbrev
    • Brevväxling
      • anlända och avsända
    • Räkenskapshandlingar
    • Dokument sorterade efter innehåll
      • sådana dokument som hör till en förenings administration och substansverksamhet, och som ofta söks på basis av innehåll eller tema (t.ex. regler, ägodokument, dokument som berör utbildning o.d.)
    • Övriga dokument
      • t.ex. fotografier och tidningsurklipp

Restaurering

  • Avlägsna klämmare o.d. metallklämmor från materialet (även nitar, åtminstone de rostiga), band, plastspiraler, plastfickor, gummiband och tejp som lätt lossnar.
  • Rengör varsamt smuts och damm som sitter löst.
  • Räta ut vikta, rullade, skrynkliga dokument.
  • Skilj åt material som lidit av fuktskador, mögel eller annars allvarligt skadat material från övrigt material. Meddela om dem till mottagande part.

Notera

Katalogisering och beskrivning

  • Skriv en förteckning över materialet enligt materialgrupp, om materialet har bildats eller ordnats enligt grupp/klass/seriehierarki.
    • Stommen i arkivkatalogen formas då av gruppernas namn och gränsår enligt materialhierarkin (arkivkatalogens stomme är jämförbar med innehållsförteckningen i en bok).
    • I katalogen beskriver gruppens/klassens/seriens namn det material den innehåller som en helhet. Gruppens/klassens/seriens gränsår består av de tidsperioder materialet innehåller (äldst – yngst).
    • Varje grupp/klass/serie har en eller flera katalogenheter, arkivenheter.
    • Namnge varje arkivenhet med ord som beskriver den och märk ut gränsåren för materialet den innehåller. Faktainnehållet i en arkivenhet kan även beskrivas närmare, om namnet inte är tillräckligt beskrivande.
    • Markera i vilket förvaringsredskap varje katalogiserat objekt finns. Ge förvaringsredskapet t.ex. en löpande nummerbeteckning, med vilken man kan lokalisera de katalogiserade objekten.
  • Beskriv det material som bildats, arkiv, som en helhet (t.ex. innehåll, hyllmetermängd och helhetens gränsår).
  • Beskriv även samfundet, vars verksamhet har lett till att materialet skapades (t.ex. alla namnformer, verksamhetsår, central verksamhet).

Notera

  • Materialhierarki:
    • arkiv
    • seria (vid behov huvud- och underserier)
    • arkivenhet + förvaringsredskap
  • Exempel på materialhierarki
    • arkiv: Organisation X:s arkiv, 1950-2000
    • serie: Protokoll, 1950-2000
    • arkivenhet: Protokoll, 1950-1951
    • förvaringsredskap: band nr 1
  • Arkivkatalog och material motsvarar alltid varandra. En arkivenhet/ ett förvaringsredskap som nämns i katalogen bör lätt kunna hittas bland materialet.
  • En beskrivning betyder att man ger uppgifter om materialet, mängden, innehållet och hur det uppstått, aktörer som har producerat det och som haft det i sin ägo osv. Uppgifterna kan kompletteras i överlåtelseskedet.
  • Använd Riksarkivets materialexcel vid katalogiseringen och beskrivningen.

Användningsbegränsningar

  • Markera möjliga användarbegränsningar enligt lagstiftningen på materialet eller delar av materialet i arkivkatalogen i samband med beskrivningen av ett material. Se materialexcel här.
  • En möjlig användningsbegränsning som baserar sig på överlåtelseavtalet avtalas tillsammans med det mottagande verksamhetsstället och antecknas i överlåtelseavtalet.

Notera

  • Innehåller materialet känsliga personuppgifter enligt vad som definierats i dataskyddslagstiftningen?
  • Innehåller materialet andra uppgifter som bör hemlighållas på basis av en annan lag?

Skyddande

  • Allt material som överlåts skyddas d.v.s. läggs helst i arkivdugliga förvaringsredskap så som arkivhöljen.
  • Lägg materialet i arkivhöljen (el.d.) och i mellan skyddsblad. Som skyddsblad lämpar sig t.ex. arkivdugligt kopieringspapper.
  • Packa alltid arkivhöljen fulla, men tryck inte in material som inte ryms (utan att vikas eller bli vikt).
  • Skilj åt med skyddsblad om förvaringsredskapet innehåller material från olika materialgrupper eller kombinera material som hör i hop med skyddsblad. I övriga fall lägg ett skyddsblad på och under materialet i skyddshöljet. Använd skyddsblad med måtta: en riklig användning av skyddsblad ökar arkivets storlek.
  • Markera vid behov preciserande uppgifter på skyddsbladen om innehållet i materialet inuti.
    Uppgifterna skrivs på innan man lägger materialet mellan skyddsbladen.
  • För fotografiska och övriga specialmaterial finns det skyddsredskap tillverkade för dem.
  • Stora material kan skyddas med skyddspapper (se skilda anvisningar för specialmaterial).

Notera

Etikettanteckningar

  • Man antecknar samfundets namn (gärna med versaler) på arkivhöljet eller annat förvaringsredskap, samt höljets löpande nummer eller materialgruppens beteckning.
  • Anteckningarna kan göras med blyertspenna direkt på arkivhöljet eller på en skild etikett som fästs på höljet.

Notera

  • Förvaringsredskapets nummer antecknas i materialexcel under ifrågavarande artikel som skall katalogiseras.