Viranomaisinfon 3.10. tallenne
Vuoden kolmannen viranomaisinfon aiheina olivat:
- Koronapandemia-ajan tietojen arkistoinnin laajentaminen julkisessa hallinnossa päätökseen (pdf)
- Julkishallinnon, taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan yleispäätöksen valmistelun tilannekatsaus (pdf)
- Arvonmäärityksen ja seulonnan toimintamallin uudistamisen tavoitteet (pdf)
- Tiedonohjaussuunnitelma ja arvonmääritys – Miten Tukes järjesti asiakirjojensa arkistollisen arvon ja säilytysaikojen määrittämisen (pdf)
Viranomaisinfon tallenne 16.5.
Infon aiheina ovat:
- Astia-palvelun käyttö viranomaisnäkökulmasta
- Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus
- Kuvailu Kansallisarkistossa
Infon materiaalit
- Astia ja suomi.fi-valtuudet (pdf)
- Perusmetatiedot-suositus (pdf)
- Kuvailu Kansallisarkistossa (pdf)
Vastaamatta jääneet kysymykset
| Kysymys | Vastaus |
|---|---|
| Onko Kansallisarkistolla prosessia varmistukselle, että asiakas on todella saanut käyttöluvan virastolta aineistoon, joka näkyy käyttörajoitettuna Astiassa. Eli, mikäli KA:n asiakas haluaa pääsyn käyttörajoitettuun aineistoon Astiassa KA:n mukaan hänen tulee toimittaa sen viranomaisen päätös aineiston käytöstä, joka vastaa käyttöluvan myöntämisestä. Miten KA vahvistaa sen, että asiakas todella on pyytänyt tätä lupaa viranomaiselta, eikä ole itse esimerkiksi teettänyt kyseistä ’’lupaa’’? | Ulkopuolinen tutkimuslupa käsitellään Kansallisarkistossa keskitetysti. Tällöin tarkistetaan luvan myöntäjä (esim. viraston kirjaamon kautta) ellei lupa ole saapunut suoraan viranomaiselta itseltään, miten selvästi aineisto ja käyttöoikeuden kesto on määritetty ja onko luvan myöntäjä asettanut lisäehtoja käytölle. Usein viranomainen on muutenkin yhteydessä Kansallisarkistoon tutkimuslupaa laatiessaan. |
| Kuinka paljon kannattaa kuvailla säilytettävää aineistoa - eli onko jokin "säilytyksen max-aika" olemassa, milloin kuvailua kannattaa tehdä? | Määräajan säilytettävän aineiston kohdalla pitää muistaa tiedonhallintain (906/2019) velvoitteet ja tiedonhallintalautakunnan suositukset. Yleisellä tasolla voi sanoa, että kuvailu- ja dokumentointitiedon riittävyyttä kannattaa aina arvioida käyttötarkoituksen ja tavoitteiden näkökulmasta. Yksi näkökulma pitkään säilytettävän (yli 10 vuotta) aineiston kuvailutarpeiden riskiperusteinen arviointi. Samalla voi arvioida lyhyemmän määräajan säilytettävän aineiston kuvailutarpeisiin liittyviä riskejä. Tieto voi menettää ymmärrettävyytensä ja käytettävyytensä hyvin nopeasti silloin, kun se ei esimerkiksi ole enää aktiivikäytössä. |
Viranomaisinfon 15.2. aineistot
- Kansallisarkiston informaatio-ohjauksen ja arvonmäärityksen asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksia (pdf)
- Kansallisarkiston koulutustoiminta uudistuu:
- Sähköisen arkistoinnin palvelun laajenemisprojektin ajankohtaiset asiat (pdf)
- Uusi säilytysmuotopäätös ja sen soveltaminen (pdf)
Viranomaisinfon tallenne 15.2.
Videoon on saatavilla suomenkielinen tekstitys, joka on tuotettu automaattisesti tekoälyn avulla.
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Onko arkistointi sinulle uusi asia tai haluatko muuten vain kerrata perusteita? Aloita tästä: Arkistoinnin toimenpidepolku, Mitä arkistointi tarkoittaa.
Uusimmat tiedotteet
-
20.12.2024 11:07
Ohje arkistoitavien asiakirjojen digitoinnista päivitetty
Uusi ohje korvaa ja kumoaa Kansallisarkiston aiemmat vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin ja erikoisaineistojen digitointiin
-
21.11.2024 15:09
Tietosuoja, tiedonhallinta ja arkistointi -seminaari 27.1.2025 – ilmoittaudu nyt!
Tilaisuus järjestetään paikan päällä Kansallisarkiston vanhassa tutkijasalissa.
-
19.11.2024 13:41
Tervetuloa Arkistoinnin toimenpidepolulle!
Uusi opas tarjoaa kokonaiskuvan arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista.
-
31.10.2024 17:49
Arkistoinnin osaaja -webinaari arkistoinnin suunnitelmallisuudesta 28.11.
Ilmoittaudu viimeistään 25.11.