Julkishallinnon pysyvästi säilytettävien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuoto ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvä säilytys
Päätös kohdentuu ennen 1.1.2022 muodostuneisiin asiakirjoihin ja sen tavoitteena on mahdollistaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi mahdollisimman kattavasti digitaalisessa muodossa.
Kansallisarkisto on antanut 8.12.2023 säilytysmuodon yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023), jossa määrätään julkishallinnon digitoitujen ja digitoitavien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta sekä analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista ja arviointitietojen pysyvästä säilyttämisestä. Päätös koskee kaikkia arkistolain (831/1994) 1 §:n 1 momentin kohtien 1–6 arkistonmuodostajia ja niiden analogisia asiakirjoja ja takautuvasti digitoituja asiakirjoja.
Päätös kohdentuu ennen 1.1.2022 muodostuneisiin asiakirjoihin ja sen tavoitteena on mahdollistaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi mahdollisimman kattavasti digitaalisessa muodossa. Jatkossa digitoidut asiakirjat arkistoidaan yksinomaan digitaalisina lukuun ottamatta analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita asiakirjoja. Päätöksen myötä arvonmäärityksen ja seulonnan toimintamallissa vastuu analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista siirtyy Kansallisarkistolta muille toimijoille 1.1.2024.
Julkishallinnon toimijoiden ei tarvitse enää 1.1.2024 jälkeen tehdä Kansallisarkistolle säilytysmuotoa koskevia seulontaesityksiä, vaan he ratkaisevat asian itse, mikä sujuvoittaa digitointiprojekteja. Kansallisarkisto antaa säilytysmuotoa koskevia päätöksiä vain poikkeustapauksissa, jotka kuvataan päätöksen perustelumuistiossa ja muussa Kansallisarkiston verkkosivuilla julkaistavassa ohjeistuksessa.
Päätös, perustelumuistio ja liitteet on julkaistu Kansallisarkiston verkkosivuilla. Päätöksen ruotsinkielinen käännös julkaistaan vuoden 2024 tammikuussa.
Mahdolliset päätöksen toimeenpanoon liittyvät kysymykset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Se även
-
17.5.2024 14:51
Hållbarhetsrapport 2023
Riksarkivets hållbarhetsrapport 2023 har nu publicerats. I rapporten beskrivs de mål som Riksarkivet har valt för att följa utvecklingen och hur dessa mål har uppnåtts år 2023
-
13.5.2024 16:20
Underhållsavbrott i etjänsten Astia torsdagen den 16 och måndagen den 20 maj
Tjänsten kommer att vara helt otillgänglig på måndag kl. 9–16.
-
22.4.2024 14:27
Sjöktjänst för domböcker är tillbaka online
Tjänsten var tillfälligt otillgänglig på grund av en uppdatering av Transkribus-plattformen.