Julkishallinnon pysyvästi säilytettävien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuoto ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvä säilytys

Päätös kohdentuu ennen 1.1.2022 muodostuneisiin asiakirjoihin ja sen tavoitteena on mahdollistaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi mahdollisimman kattavasti digitaalisessa muodossa.

Kansallisarkisto on antanut 8.12.2023 säilytysmuodon yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023), jossa määrätään julkishallinnon digitoitujen ja digitoitavien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta sekä analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista ja arviointitietojen pysyvästä säilyttämisestä. Päätös koskee kaikkia arkistolain (831/1994) 1 §:n 1 momentin kohtien 1–6 arkistonmuodostajia ja niiden analogisia asiakirjoja ja takautuvasti digitoituja asiakirjoja.

Päätös kohdentuu ennen 1.1.2022 muodostuneisiin asiakirjoihin ja sen tavoitteena on mahdollistaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi mahdollisimman kattavasti digitaalisessa muodossa.  Jatkossa digitoidut asiakirjat arkistoidaan yksinomaan digitaalisina lukuun ottamatta analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita asiakirjoja. Päätöksen myötä arvonmäärityksen ja seulonnan toimintamallissa vastuu analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista siirtyy Kansallisarkistolta muille toimijoille 1.1.2024.  

Julkishallinnon toimijoiden ei tarvitse enää 1.1.2024 jälkeen tehdä Kansallisarkistolle säilytysmuotoa koskevia seulontaesityksiä, vaan he ratkaisevat asian itse, mikä sujuvoittaa digitointiprojekteja. Kansallisarkisto antaa säilytysmuotoa koskevia päätöksiä vain poikkeustapauksissa, jotka kuvataan päätöksen perustelumuistiossa ja muussa Kansallisarkiston verkkosivuilla julkaistavassa ohjeistuksessa.

Päätös, perustelumuistio ja liitteet on julkaistu Kansallisarkiston verkkosivuilla. Päätöksen ruotsinkielinen käännös julkaistaan vuoden 2024 tammikuussa.

Mahdolliset päätöksen toimeenpanoon liittyvät kysymykset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen [email protected].