Nyheter om digital leverans från Tavastehus, Åbo och Vasa

I Tavastehus fungerar den digitala leveransen redan på rutin, och både i Åbo och Vasa har den kommit väl igång. Från statistiken över digital leverans får vi en viss inblick i hur tjänsten har mottagits bland våra kunder, vilket material som intresserar dem, och var i Finland de befinner sig.

I Tavastehus fungerar den digitala leveransen redan på rutin, och både i Åbo och Vasa har den kommit väl igång. Från statistiken över digital leverans får vi en viss inblick i hur tjänsten har mottagits bland våra kunder, vilket material som intresserar dem, och var i Finland de befinner sig.

Digital leverans är en servicemodell, där material från vissa av Riksarkivets verksamhetsställen kan beställas avgiftsfritt för digitalisering, en materialenhet i taget från varje verksamhetsställe. Det beställda informationsmaterialet levereras elektroniskt till Astia-tjänsten, vanligtvis inom cirka två veckor efter beställningen.

“Tjänsteutvecklingen följer förändringen i skötseln av ärenden och samhället. Det är viktigt att alla får sina tjänster även i fortsättningen, och att forskningen kan dra nytta av de möjligheter som den nya tekniken medför”, berättar överinspektör Tomi Ahoranta som leder den digitala leveransen.

Åbo övergick till digital leverans den 16 mars, och ligger redan före de andra städerna när det gäller beställningsvolymer. På mindre än två månader har drygt 250 material levererats där.  I år ligger Tavastehus tätt efter Åbo med drygt 200 leveranser, och sist ligger Vasa som nyligen öppnat för verksamhetsmodellen.

Nästan 80 procent av beställningarna har kunnat laddas upp i Astia utan begränsningar för alla intresserade. Av beställningarna har 17 blivit intranätmaterial som granskas på forskarsalarnas kunddatorer, och 5 procent har varit användningsbegränsat.

Varifrån beställs material?

Digital leverans har särskilt väckt intresse bland beställare i det folkrika Nyland. En tredjedel av alla beställningar för digital leverans görs därifrån. Åboregionen kommer på andra plats och Birkaland på tredje plats. 

Ett av utgångspunkterna för övergången till digital leverans var att göra användningen av material geografiskt mer jämlik. Enligt statistiken har man lyckats med detta: Av beställningarna i Tavastehus har 6 procent levererats till Egentliga Tavastland, av beställningarna i Åbo har 24 procent levererats till Åboregionen och av beställningarna i Vasa har 3 procent levererats till Vasaregionen.

“Nyland och Åboregionen ligger allmänt i topp när det gäller antalet beställningar, men beställningar har redan inkommit från praktiskt taget hela Finland”, berättar Ahoranta om materialens resa från verksamhetsställena till hemmadatorerna.

Ris och ros för digital leverans

Med det meddelande om att beställningen är färdig som skickas till våra kunder följer alltid en länk för att lämna respons. Utifrån responsen och de erfarenheter vi fått utvecklar vi tjänsten kontinuerligt. Vi tackar alla som har kommenterat aktivt! 

“Alla våra målgrupper verkar ha hittat de tjänster som ingår i konceptet digital leverans." “Utvecklingen fortsätter på basis av erfarenheter och respons”, säger Ahoranta.
De ämnen som gett upphov till kritik är mest typiskt överskridna leveranstider, att visningen av material blir begränsad efter beställning, och överlag att materialet blir tillgängligt för granskning på kunddatorer.

Vi hoppas kunna hitta lösningar på dessa frågor inom en snar framtid. Utvecklingen av våra processer förväntas underlätta den första punkten, och den nya arkiveringslagen den sista punkten.

De vanligaste ämnen som fått positiv respons är snabb leverans, hög kvalitet på digitaliseringen samt glädje över att kunna använda materialet hemifrån utan att behöva resa till ett verksamhetsställe.

Tjänsterna utvecklas genom respons

Den utökade kunddatorservice som lanserades nyligen gör det möjligt för forskare att utöka antalet kunddatordagar per månad från en dag till sex dagar. Reformen genomfördes på basis av kundrespons för att snabba upp undersökning av visningsbegränsat material.

Visningsbegränsningarna har även i övrigt gett upphov till diskussion under vårens digitaliseringar. Man strävar efter att minska mängden material som omfattas av visningsbegränsning genom proportionalitetsbedömning och granskning av riktlinjerna för begränsning.

Det mer omfattande öppnandet av lantbruksräkningsmaterialen i det öppna nätet som genomfördes nyligen var ett bra exempel på hur tolkningarna kan göras mindre strikta. 

“I det här arbetet måste man i dag även beakta att allt som läggs ut i det öppna nätet antingen redan nu eller i en nära framtid är föremål för träning och analys av olika aktörers AI-produkter”, berättar Ahoranta.
 

Alternativ även för undersökning av analogt material

De som behöver tjänster har även tillgång till andra än digitala tjänster i Åbo, Vasa och Tavastehus. På forskarsalsdagen kan du använda de material som vi inte kan leverera digitalt.

Det går också att ansöka till självbetjäningsveckan, när en öppen forskarsalsdag inte är tillräcklig för forskningsbehoven. Grunder för självbetjäning kan vara till exempel finansierad forskning, utövande av näringsverksamhet eller ärendehantering med myndigheterna.  I år har 89 procent av de sökande fått tillstånd till självbetjäning.