Digitaalisen toimittamisen kuulumisia Hämeenlinnasta, Turusta ja Vaasasta 

Digitaalinen toimittaminen pyörii jo rutiinilla Hämeenlinnassa ja on lähtenyt hyvin käyntiin sekä Turussa että Vaasassa. Digitaalisen toimittamisen tilastoinneista saamme pientä näkökulmaa siihen, miten palvelu on otettu vastaan asiakkaidemme keskuudessa, mitkä aineistot kiinnostavat ja missä päin Suomea. 

Digitaalinen toimittaminen pyörii jo rutiinilla Hämeenlinnassa ja on lähtenyt hyvin käyntiin sekä Turussa että Vaasassa. Digitaalisen toimittamisen tilastoinneista saamme pientä näkökulmaa siihen, miten palvelu on otettu vastaan asiakkaidemme keskuudessa, mitkä aineistot kiinnostavat ja missä päin Suomea. 

Digitaalinen toimittaminen on palvelumalli, jossa tiettyjen Kansallisarkiston toimipaikkojen aineistoja saa tilata digitoitavaksi ilmaiseksi yhden aineistoyksikön kerrallaan kustakin toimipaikasta. Tilatut tietoaineistot toimitetaan sähköisesti Astia-palveluun, yleensä noin kahden viikon kuluessa tilauksesta. 

"Palvelukehitys seuraa muutosta asioinnissa ja yhteiskunnassa. Tärkeää on, että kaikki saavat palvelunsa jatkossakin, ja että tutkimus voi hyötyä uusien teknologioiden mahdollisuuksista", kertoo digitaalista toimittamista luotsaava johtava asiantuntija Tomi Ahoranta. 

Digitaaliseen toimittamiseen 16.3. siirtynyt Turku on jo suurin digitaalisen toimittamisen toimipaikka. Aineistoja on siellä toimitettu alle kahdessa kuukaudessa reilut 250 kappaletta.  Hämeenlinna tulee aivan Turun kannoilla reilulla 200 toimituksella tänä vuonna ja perää pitää vastikään toimintamallin pariin avautunut Vaasa. 

Tilauksista lähes 80 % on voitu viedä Astiaan ilman rajoituksia kaikkien kiinnostuneiden ulottuville. Tilauksista 17 % on päätynyt tutkijasalien asiakaskoneilla tarkasteltaviksi sisäverkkoaineistoiksi ja 5 % on ollut käyttörajoitettuja. 

Mistä aineistoja tilataan? 

Digitaalinen toimittaminen on saanut etenkin väkirikkaan Uudenmaan tilaajat liikkeelle. Kolmannes kaikista digitaalisen toimittamisen tilauksista tehdään sieltä. Turun seutu tulee toisena ja Pirkanmaa kolmantena.  

Yhtenä lähtökohtana digitaaliseen toimittamiseen siirtymisessä oli tehdä aineistojen käytöstä maantieteellisesti tasa-arvoisempaa. Tilastojen valossa siinä onkin onnistuttu: Hämeenlinnan tilauksista 6 % on toimitettu Kanta-Hämeeseen, Turun tilauksista 24 % Turun seudulle ja Vaasan tilauksista 3 % Vaasan seudulle. Muu osa tilauksista on lähtenyt hyvin laajasti ympäri maata.

“Uusimaa ja Turun seutu ovat yleisesti kärjessä tilausmäärissä, mutta tilauksia on saatu jo käytännössä kaikkialta Suomesta”, Ahoranta kertoo aineistojen matkasta toimipaikoista kotikoneille. 

Risuja ja ruusuja digitaalisesta toimittamisesta 

Tilauksen valmistumisesta kertovan viestin mukana toimitetaan asiakkaillemme aina linkki palautteen antamista varten. Palautteiden sekä saatujen kokemuksien perusteella kehitämme jatkuvasti palvelua, joten kiitos kaikille aktiivisille kommentoijille!  

"Kaikki kohderyhmämme näyttävät löytäneen digitaalisen toimittamisen konseptiin kuuluvat palvelut. Kehittäminen jatkuu kokemusten ja palautteiden perusteella", Ahoranta sanoo. 

Kritiikin aiheita ovat tyypillisimmin ylittyneet toimitusajat, aineiston päätyminen tilaamisen jälkeen näyttörajoitetuksi ja ylipäätään aineiston päätyminen asiakaskoneilla tutkittavaksi. 

Näihin asioihin toivomme löytävämme ratkaisut lähitulevaisuudessa. Prosessiemme kehittäminen tuonee helpotusta näistä ensimmäiseen kohtaan, ja uusi arkistointilaki viimeisiin. 

Positiivisen palautteen aiheina ovat yleisimmin nopea toimitus, digitoinnin hyvä laatu sekä ilo siitä, että aineistoa saa käyttöön kotoa käsin joutumatta matkustamaan toimipaikkaan. 

Palvelut kehittyvät palautteiden myötä 

Vastikään lanseerattu laajennettu asiakaskoneasiointi mahdollistaa tutkijoiden asiakaskonepäivien määrän kasvamisen kuukaudessa yhdestä päivästä kuuteen. Uudistus toteutettiin asiakaspalautteen perusteella näyttörajoitettujen aineistojen tutkimista nopeuttamaan. 

Näyttörajoitukset ovat puhuttaneet muutenkin kevään digitoinneissa. Näyttörajoituksen alle päätyvän aineiston määrää pyritään vähentämään oikeasuhtaisuusarvioinnin sekä rajoituslinjausten tarkastelulla. 

Hyvä esimerkki tulkintojen keventämisestä oli taannoin toteutettu maatalouslaskenta-aineistojen laajempi avaaminen avoimeen verkkoon.

“Tällaisessa työssä on huomioitava nykyajassa myös se, että kaikki avoimeen verkkoon laitettava on joko jo nyt tai lähitulevaisuudessa eri toimijoiden tekoälytuotteiden kouluttamisen ja analyysin kohteena”, kertoo Ahoranta. 

Vaihtoehtoja myös analogisen aineiston tutkimiseen 

Muutakin kuin digitaalista palvelua on tarvitsijoiden saatavilla myös Turussa, Vaasassa ja Hämeenlinnassa. Tutkijasalipäivänä voit käyttää paikan päällä niitä aineistoja, joita emme voi toimittaa digitaalisesti. 

Itsepalveluviikolle voi puolestaan hakea, kun avoin tutkijasalipäivä ei riitä vastaamaan tutkimustarpeisiin. Perusteita itsepalveluasioinnille voivat olla esimerkiksi rahoitettu tutkimus, elinkeinonharjoittaminen tai viranomaisasiointi.  Tänä vuonna luvan itsepalveluasiointiin on saanut 89 prosenttia hakeneista. 

Digitaalinen toimittaminen on iso muutos, mutta toivomme, että se yhdessä tutkijasalimahdollisuuksien kanssa auttaa yhä useampia aineistojen äärelle. 

"Suomi on sitoutunut Faron puiteyleissopimuksen linjausten edistämiseen. Niihin kuuluu jokaisen oikeus tutustua itselleen tärkeään kulttuuriperintöön. Digitaalinen toimittaminen on askel kohti tavoitteen täyttymistä.", Ahoranta  totetaa.