Kansallisarkisto on käynnistänyt massadigitoitujen paperiaineistojen hävittämisen
Kaiken pohjana on laadukkaasti toteutettu digitointi, joka takaa tiedon säilymisen.
Massadigitoitujen aineistojen paperiversioiden hävittäminen on käynnistetty lokakuun alussa.
Paperiversioiden säilyttäminen on tarpeetonta, sillä niiden tietosisältö on muutettu paremmin säilyvään ja helpommin käytettävään digitaaliseen muotoon.
“Digitaaliseen muotoon saatettujen paperiaineistojen hävittäminen säästää myös fyysistä arkistotilaa niin valtionhallinnossa kuin Kansallisarkistossa”, kertoo ylitarkastaja, tiiminvetäjä Tiina Hölttä.
Kansallisarkiston toteuttama viranomaisaineistojen massadigitointi on yksi vuosien 2025–2028 tärkeimpiä julkisen talouden tietojärjestelmähankkeita.
Kun sisältö on tallessa, paperiversiosta voidaan luopua
Hävitettävät aineistot sisältyvät hävittämiseen tähtäävän digitoinnin prosessiin, jossa alkuperäinen paperiaineisto hävitetään digitointiprosessin päätteeksi.
Hävittämisessä ei siis katoa tietosisältöä, vaan se on muutettu saavutettavampaan ja käytettävämpään muotoon. Aineistojen digitaalinen saatavuus luo uusia edellytyksiä tutkimukselle ja datataloudelle.
Kaiken pohjana on laadukkaasti toteutettu digitointi, joka takaa tiedon säilymisen. Paperinen aineisto hävitetään varoajan jälkeen polttamalla.
“Kulttuurihistoriallisesti arvokkaita paperiaineistoja ei tulla hävittämään”, toteaa yksikönpäällikkö Ville Kajanne.
Hävittämiseen päätyy viranomaisten paperiarkistoja
Kansallisarkisto on toteuttanut erillisrahoitettua massadigitointia vuodesta 2020 lähtien ja kehittänyt sitä varten kustannustehokkaan, luotettavan ja keskitetyn palvelun valtionhallinnon organisaatioita varten.
Kansallisarkisto ottaa pysyvästi säilytettäviä tietoaineistoja vastaan vain digitaalisessa muodossa. Massadigitoinnin tarkoituksena on nopeuttaa siirtosykliä Kansallisarkistoon ja auttaa valtionhallinnon organisaatioita luopumaan paperiarkistoistaan tarjoamalla aineistot näiden käyttöön digitaalisessa muodossa.
Digitoinnin yhteydessä tehtävä kattava tekstintunnistus mahdollistaa aineistojen sisältöhaut ja parantaa siten tietojen käytettävyyttä olennaisesti.
Massadigitoitujen aineistojen hävittäminen vapauttaa arkistotilaa
Samalla, kun aineisto muuttuu digitoituna saavutettavammaksi ja sen säilyvyys taataan, paperiversioiden hävittämisellä vapautetaan fyysistä arkistotilaa viranomaisissa sekä varmistetaan Kansallisarkistolle kriittisen fyysisen säilytystilan riittävyys.
“Loppuvuoden 2024 aikana tarkoituksena on hävittää yli kaksi hyllykilometriä aineistoa”, Kajanne kertoo.
”Näin puretaan runsaan kuuden kilometrin massadigitoitujen aineistojen sumaa, jota on kertynyt vuodesta 2020 lähtien.”
Massadigitoinnin jatkaminen edellyttää lisärahoitusta
Vaikka tänä päivänä viranomaisaineisto on syntysähköistä, viime vuosiin saakka arkistoihin kertyi aineistoa paperimuodossa. Tarve massadigitoinnille on pitkäaikainen, sillä viranomaisissa digitointia odottavan aineiston kokonaismäärä on noin 135 hyllykilometriä.
Palvelu on tällä hetkellä rahoitettu erillisenä tuottavuushankkeena vuoden 2026 loppuun saakka. Kansallisarkisto valmistelee yhdessä eräiden viranomaisten kanssa uutta massadigitoinnin tuottavuushanketta vuosille 2025–2028.
Massadigitoinnin pysyvän rahoituksen puuttuessa riskinä on kuitenkin digitointituotantoa varten kehitetyn tietojärjestelmäinfrastruktuurin ja osaamisen menettäminen.
Haluatko tietää lisää massadigitoinnista? Lisätietoa saat alla olevasta videosta.
Lisätietoja
- Ville Kajanne, yksikönpäällikkö, [email protected]
- Tiina Hölttä, ylitarkastaja, tiiminvetäjä, [email protected]