Riksarkivet har inlett förstöring av massdigitaliserade pappersdokument

Allt bygger på en högkvalitativ digitalisering som säkerställer att informationen bevaras.

Förstöring av pappersversioner av massdigitaliserade dokument inleddes i början av oktober. Det finns inget behov av att förvara pappersversioner, eftersom deras informationsinnehåll har konverterats till ett digitalt format som är mer hållbart och lättare att använda.

“När vi förstör digitaliserade pappersdokument, kan vi också spara på de fysiska arkiveringslokalerna i såväl statsförvaltningen som Riksarkivet”, säger Tiina Hölttä, överinspektör och teamledare. Riksarkivets massdigitalisering av myndighetsmaterial är ett av de viktigaste informationssystemprojekten inom den offentliga ekonomin under 2025–2028.

När innehållet är lagrat kan pappersversionen slängas

De dokument som ska förstöras är en del av digitaliseringsprocessen som syftar till förstöring. Då förstörs de ursprungliga pappersdokumenten i slutet av digitaliseringsprocessen. Informationsinnehållet går med andra ord inte förlorat vid förstöringen, utan det konverteras till ett mer tillgängligt och användbart format. Digital tillgång till dokument skapar nya betingelser för forskning och dataekonomi.

Allt bygger på en högkvalitativ digitalisering som säkerställer att informationen bevaras. Pappersdokumenten förstörs genom förbränning efter karenstiden.

“Kulturhistoriskt värdefulla pappersdokument kommer inte att förstöras”, säger Ville Kajanne, enhetschef.

Myndigheters pappersarkiv lämnas för förstöring

 Riksarkivet har genomfört separat finansierad massdigitalisering sedan 2020 och utvecklat för detta en kostnadseffektiv, tillförlitlig och centraliserad tjänst för statsförvaltningen. Riksarkivet tar emot informationsmaterial som ska förvaras varaktigt endast om materialet har digitalt format.

Syftet med massdigitaliseringen är att påskynda överföringscykeln till Riksarkivet och att hjälpa statliga organisationer att upphöra med pappersarkiv genom att göra materialet tillgängligt för dem i digitalt format. Omfattande textigenkänning under digitaliseringen möjliggör innehållssökningar i materialet och gör på så sätt informationen mycket mer användbar.

Förstöringen av massdigitaliserade dokument frigör arkivlokaler

Samtidigt som det digitaliserade materialet blir mer tillgängligt och det går att säkerställa att materialet bevaras, frigör förstöringen av pappersversioner fysiska arkivlokaler inom myndigheter och säkerställer tillräckliga fysiska lagringsutrymmen för Riksarkivet.

“I slutet av 2024 är syftet att förstöra dokument som motsvarar mer än två hyllkilometer”, säger Kajanne. “På så sätt kan vi minska mängden massdigitaliserade dokument som motsvarar mer än sex kilometer sedan 2020.”

Tilläggsfinansiering behövs för att fortsätta massdigitaliseringen

Trots att dagens myndighetsmaterial har elektroniskt format, kom det in dokument i pappersform till arkiven fram till de senaste åren. Behovet av massdigitalisering är långvarigt, eftersom den totala mängden dokument som ska digitaliseras inom myndigheter motsvarar cirka 135 hyllkilometer.

Tjänsten är för närvarande finansierad som ett separat produktivitetsprojekt fram till slutet av 2026. Riksarkivet förbereder i samarbete med vissa myndigheter ett nytt produktivitetsprojekt för massdigitalisering för 2025–2028. I avsaknad av permanent finansiering för massdigitalisering finns det dock risk att den infrastruktur för informationssystem och den expertis som utvecklats för digitaliseringsproduktion går förlorad. 

Vill du veta mer om massdigitalisering? För mer information, se videon nedan.  

Mer information

• Ville Kajanne,  enhetschef, fö[email protected]

• Tiina Hölttä, överinspektör, teamledare, fö[email protected]