Kansallisarkiston määräys opetustoimen arkistoitavista tietoaineistoista – Pohjana tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus

Kansallisarkisto antaa määräyksen opetustoimen asiakirjojen pysyvästä arkistoinnista julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan toukokuussa 2025 julkaistun säilytysaikasuosituksen pohjalta.

Kansallisarkisto antaa oma-aloitteisesti määräyksen opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä eli arkistoinnista. Pohjana määräykselle on julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan 20.5.2025 julkaisema suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä. Suosituksen liitteinä on suuntaa antavia säilytysaikoja opetustoimen asiakirjoille ja tietoaineistoille.

Suosituksen osoite: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-367-847-7

Arvomäärityksen ja seulonnan vakiintuneessa toimintamallissa Kansallisarkisto määrää pysyvästi säilytettävät asiakirjat toimijoiden seulontaesitysten perusteella. Tiedonhallintalautakunnan suositustyössä on ollut mukana laaja joukko tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijoita, joten sitä voidaan käyttää pohja-aineistona Kansallisarkiston määräykselle. 
Kansallisarkisto on toiminut samoin myös vuosina 2022 ja 2024, jolloin Kansallisarkiston antoi tiedonhallintalautakunnan 5.7.2022 julkaistun suosituksen perusteella päätöksen Julkishallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys 21.12.2022 (KA/19119/07.01.01.03.01/2022) sekä lautakunnan 25.10.2023 julkaistun suosituksen pohjalta päätöksen Julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys 20.12.2024 (KA/2657/28.02.01/2024).

Tässä päätöksessä Kansallisarkisto määrää poikkeuksellisesti säilytysaikasuosituksen perusteella ydintehtävien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoimisesta.

Tavoitteena on tehostaa ja yhdenmukaistaa tietoaineistojen arvonmääritystä

Määräys annetaan seulontapäätöksessä kaikille arkistolain (831/1994) § 1 momentin 1 kohtien 1–6 arkistonmuodostajille. Kansallisarkiston määräyksenantovaltuus perustuu arkistolain § 8 momenttiin 3. Arkistolaissa pysyvästi säilytettävillä asiakirjoilla tarkoitetaan lailla tai lain nojalla arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja, jotka niiden säilytysajan päättymisen jälkeen arkistoidaan. Tavoitteena on julkaista päätös keväällä 2026.

Lähtökohta seulontapäätöksen valmistelulle on, että annettavassa päätöksessä määrätään mahdollisimman kattavasti opetustoimen tehtävien ja toimintaprosessien ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista. Tärkeimpänä tavoitteena on vähentää turhaa hallinnollista byrokratiaa. Toimijat voivat sellaisenaan soveltaa Kansallisarkiston antamaa seulontapäätöstä, eikä niiden tarvitse tehdä erikseen seulontaesityksiä Kansallisarkistolle. Toisena tavoitteena on päivittää opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmääritys ja arkistointi vastaamaan voimassa olevan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmiä ja kriteereitä, jotka soveltuvat digitaaliseen toimintaympäristöön ja sähköiseen arkistointiin. Aiemmin annetuissa määräyksissä ja päätöksissä on sovellettu kulloinkin voimassa olleita analogisen aineiston arvonmäärityksen ja seulonnan periaatteita, ja arvonmääritysprosessin yhteydessä ei ole aina julkilausuttu selkeästi perusteita tehdyille arvonmääritysratkaisuille.

Kansallisarkisto asettaa tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksen liitteen 6 perusteella annettavan seulontapäätöksen luonnoksen lausuttavaksi Lausuntopalvelussa vuoden 2025 loppupuolella. Lausuntomenettelyllä edistetään läpinäkyvyyttä ja julkishallinnon toimijoiden vaikutusmahdollisuuksia. Lausuntomenettelyssä julkishallinnon toimijat voivat esittää täydennyksiä ja korjauksia seulontapäätösluonnokseen. Kansallisarkisto ei tule lausuntomenettelyn jälkeen tiedustelemaan toimijoilta tehtäviä, asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevia täydentäviä tietoja.

Seulontapäätös kohdistuu säilytysaikasuosituksessa määritellyn liitteen 6 toimintaprosesseihin ja tehtäviin sekä niiden hoitamisen tuloksena muodostuviin asiakirjoihin ja tietoaineistoihin. Seulontapäätökseen määritellään sen takautuvan soveltamisen periaatteet suhteessa aiemmin annettuihin yleisiin ja organisaatiokohtaisiin seulontapäätöksiin. 
Kansallisarkisto ja Tiedonhallintalautakunta määrittelevät yhteistyössä julkisen hallinnon yhteiset toimintaprosessit ja tehtäväkokonaisuudet, joiden arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista Kansallisarkisto määrää säilytysaikasuosituksien perusteella. Kansallisarkisto päättää viime kädessä määräyksenantovaltuuden käytöstä.

Kansallisarkisto tiedottaa jatkossa säilytysaikasuosituksien perusteella annettavista seulontapäätöksistä verkkosivujensa Arkistoinnin ohjausosiossa. Lisätietokyselyt voi lähettää sähköpostitse Kansallisarkiston neuvonta- ja ohjauspalvelulle  [email protected].