Bedömning av arkivvärde och gallringsframställan 

Bedömningen av informationsmaterialens och handlingarnas arkivvärde är en del av bevarandeanalysen, som även omfattar fastställande av förvaringstiden för informationsmaterial och handlingar som ska förvaras en begränsad tid för deras ursprungliga användningsändamål.

21 § i informationshanteringslagen (906/2019) förutsätter att en aktör bedömer behovet av förvaring för sitt informationsmaterial och fastställer förvaringstiderna. När förvaringstiden gått ut ska informationsmaterialet arkiveras eller förstöras.

Aktören identifierar och bedömer behovet att fastställa informationsmaterialens arkivvärde som ett led i sina informationshanteringsprocesser.

Arkivvärdet fastställs i samarbete: aktören föreslår och motiverar vilka informationsmaterial som ska arkiveras i gallringsframställan medan Riksarkivet beslutar om arkivering och motiverar den i gallringsbeslutet.

Gallringsframställan

I framställan presenterar aktören resultaten från sin uppgift att bedöma arkivvärdet för Riksarkivet i skriftlig form. I praktiken innebär det att aktören föreslår för Riksarkivet vilka informationsmaterial som ska arkiveras och vilka som ska förvaras en begränsad tid.

Framställningarna kan gälla informationsmaterial som skapas, tas till vara (förhandsgallring) eller som redan har skapats (retroaktiv gallring). Framställan kan gälla alla informationsmaterial som skapas i aktörens verksamhet eller en del av dem.

Riksarkivet rekommenderar att informationsmaterial bedöms i så stora helheter som möjligt, vilka täcker största möjliga andel av aktörens uppgifter och de informationsmaterial som skapas när uppgifterna utförs.

Riksarkivet rekommenderar att bedömningen av gallringsbeslutens aktualitet integreras i organisationens utvecklingsarbete:

• Inkludera omfattningen och tillämpligheten av gallringsbesluten i regelbunden konsekvensbedömning av förändringar när organisationen får nya uppgifter, genomför informationssystemprojekt eller blir en användare av centraliserade informationsresurser.
• Ta del av Arkistoinnin toimenpidepolku, avsnittet Mitä arkistoit – määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja arkistointimuoto (finns för tillfället endast på finska, utges på svenska våren 2025)

Riksarkivet ger aktörerna råd i uppgiften att bedöma arkivvärdet och i upprättandet av gallringsframställan samt tillhandahåller en blankett för gallringsframställan och annan information som stöd för att bedöma arkivvärde och göra gallringsframställan.

Riksarkivet behandlar gallringsframställan enligt reglerna för förvaltningsförfarandet.