Kontakta Riksarkivet innan gallringsframställan görs

Kontakta Riksarkivet innan du gör en gallringsframställan.

Skicka ett meddelande till adressen​​​​​​​ [email protected]. Beskriv bakgrunden till behovet av gallringsframställan i meddelandet.

Därefter avtalar vi ett styrningsmöte (på distans) för att uppdatera den ömsesidiga lägesbilden. Det är bra att vara förberedd inför styrningsmötet.

Målen för styrningsmötet

  • Besluta om aktören behöver bedöma informationsmaterialens arkivvärde och göra en gallringsframställan. 
  • Dessa frågor är till hjälp i beslutsfattandet:​​​​​​​
    • Är bevarandeanalysen i gällande gallringsbeslut ännu tillämplig på informationsmaterialen i din organisation eller behöver den förnyas?
    • Finns det informationsmaterial vars arkivvärde inte har fastställts?

Alternativ 1

Gallringsbesluten konstateras vara aktuella och tillämpliga → inget behov att bedöma arkivvärdet eller göra gallringsframställan.

Alternativ 2

Gallringsbesluten konstateras vara bristfälliga, det finns informationsmaterial som inte bedömts → aktören börjar bedöma arkivvärdet och upprätta gallringsframställan.

Styrningsmötets innehåll

Förbered dig på att beskriva organisationens informationshanteringssituation i en skriftlig presentation (t.ex. PowerPoint) som anger:

  • Vilka informationshanteringsbeskrivningar används i din organisation? Exempelvis:
    • informationshanteringsmodell
    • informationsstyrningsplan (TOS)
    • arkivbildningsplan (AMS)
    • uppgiftsklassificering
    • informationssystembeskrivningar
    • beskrivning av övergripande arkitektur
  • Om en informationshanteringsmodell används, bedöm
    • Kan den utnyttjas vid fastställande och hantering av förvaringstider samt bedömningen av arkivvärdet?
    • Om en beskrivning saknas eller inte kan användas för ovanstående ändamål, vilka informationshanteringsbeskrivningar använder din organisation för att hantera informationsmaterialen?
  • Uppgifter om informationsmaterialens bevarandeanalys och dess aktualitet:
    • Uppgifter om gällande och av din organisation tillämpade gallringsbeslut
  • Om din organisation beslutar att bedöma informationsmaterialens arkivvärde och göra en gallringsframställan, avtalas det på mötet om när Riksarkivet ska kommentera utkastet till gallringsframställan.