Digital leverans kräver noggrannhet och kännedom om materialet

Digital leverans väcker ibland frågor om vad som sker med originalmaterialet efter digitaliseringen. Vid Riksarkivet förstörs materialet inte vid digital leverans, utan det bevaras och finns vid behov tillgängligt även i analog form. Arbetet kräver noggrannhet eftersom varje material behandlas enligt dess skick.

Digital leverans är Riksarkivets tjänst som gör det möjligt för kunden att få det informationsmaterial som beställts elektroniskt till Astia-tjänsten. För att materialet ska kunna levereras till kunden måste det först fotograferas eller skannas. För varje material bedöms vilken digitaliseringsmetod som är säker.

“Avgörande är inte materialets ålder i sig, utan dess material och skick”, berättar överinspektör vid Riksarkivet Juho Mattila, som arbetar med digital leverans i Tavastehus. 

Industriellt papper började användas i stor skala i Finland efter 1870-talet. Sådant papper lämpar sig ofta för skannrar med genommatning, eftersom det passerar genom apparaten utan problem. Äldre lumphaltigt papper är av så ojämn och mjuk kvalitet att det inte går igenom skannern. Det fotograferas vanligtvis på ett kamerabord, vilket är en långsammare men säkrare metod för materialet.

Inbundet material omvandlas vid behov till pappersbuntar

En skanner med genommatning är ett effektivt verktyg för digitalisering av stora mängder material, men förutsätter att materialet består av lösa pappersark. Sådant material finns det ganska lite av i Riksarkivet, och därför tas inbundet material isär till pappersark då man använder en skanner med genommatning.

Arbetet börjar med att lösgöra pärmarna. Därefter tas banden isär till häften, som kan vara bundna till exempel med snöre, lim eller nitar. Slutligen skärs cirka fyra millimeter papper bort från den bundna kanten med en elektrisk skärare för att separera pappersarken från varandra.
Metoden kan låta våldsam, men Mattila påminner om att en stor del av sådant material ursprungligen bestod av enskilda pappersark som senare bundits ihop.

“Så är det till exempel med domstolsmaterial”, berättar Mattila.

Typiskt material som omfattas av digital leverans är till exempel renoverade domböcker och lantbruksräkningar. Mattila understryker att om man till exempel upptäcker att texten i materialet är för nära kanten, så skär man inte bindningen. Då delas materialet upp i häften och fotograferas på kamerabordet.

Riskerna i arbetet identifieras och minimeras

Precis som med allt arbete som människor utför finns det också en möjlighet för mänskliga fel i digital leverans. Enligt Mattila identifieras detta öppet vid Riksarkivet.

Materialet behandlas noggrant, man strävar efter att identifiera risker i förväg och de digitaliserade bilderna kontrolleras efter arbetet. Om det till exempel uppstår en bristning eller för mycket av kanten skärs bort av misstag, kan skadan repareras, förutsatt att den upptäcks genast.
Erfarenhet har också utvecklat arbetet. När digital leverans har skett under en längre tid har medarbetarna lärt sig att bättre identifiera vilka material som är förknippade med särskilda risker.

Materialet förblir tillgängligt för forskare

Digitalisering betyder inte att det ursprungliga materialet blir otillgängligt för forskare. Analogt material förvaras i Riksarkivet och man kan ansöka om tillstånd att använda det om det digitaliserade materialet inte möjliggör forskning.
“När inbundet material har omvandlats till pappersbuntar placeras pappren i en syrafri mapp för horisontell förvaring. De lagras i sin ursprungliga ordning”, berättar Mattila.

Målet med digital leverans är framför allt att förbättra tillgängligheten för material och trygga dess användning i framtiden. Digitala bilder minskar behovet av att hantera originalmaterialet, vilket delvis skyddar materialet från slitage.
Vi förstår att frågor som rör behandling av handlingar kan väcka oro. Respons om digital leverans kan ges via den responslänk som skickas efter beställningen, och vid problem uppmanar vi att kontakta adressen [email protected]. 

Förutom fotografering och skanning av materialär digitalisering förenad med flera arbetsmoment som utförs i bakgrunden, såsom att koppla material till bakgrundssystem. Till dessa arbetsmoment återkommer vi i nästa avsnitt av texten.