Krav och anvisningar gällande digitalisering av handlingar som ska arkiveras
Den nya anvisningen ersätter och upphäver Riksarkivets tidigare specifikationer för digitalisering som syftar till förstöring och specifikationer för digitalisering av specialmaterial.
Riksarkivet har 19.12.2024 publicerat uppdaterade anvisningar (KA/20919/30.01.00/2024) om digitalisering av arkiverade handlingar.
Den nya anvisningen ersätter och upphäver Riksarkivets tidigare specifikationer för digitalisering som syftar till förstöring och specifikationer för digitalisering av specialmaterial.
Den svenska översättningen av anvisningen utkommer i början av nästa år.
Digitaliseringskrav för audiovisuellt material har lagts till i den uppdaterade anvisningen. Dessutom har anvisningen uppdaterats och harmoniserats med de centrala föreskrifterna och besluten kring digitalisering som meddelats av Riksarkivet. Begripligheten och läsbarheten av anvisningen har också förbättrats.
De tekniska kraven för digitalisering är i stort sett oförändrade. Ändringarna i förhållande till de upphävda anvisningarna och specifikationerna finns dokumenterade i kapitel 7 i anvisningen. Aktörerna ska se till att de digitaliseringskrav som används är förenliga med denna anvisning.
Den nya anvisningen är avsedd för aktörer som digitaliserar handlingar som enligt beslut som getts med stöd av arkivlagen (831/1994) ska arkiveras. Avgränsningarna i den uppdaterade anvisningen följer avgränsningarna i de tidigare digitaliseringsspecifikationerna.
Den nya anvisningen tillämpas när arkivhelheter som redan bildats hos aktören digitaliseras retroaktivt. Kraven gäller inte för digitalisering som görs i samband med att handlingar upprättas eller i samband med ärendebehandling, eller när analoga handlingar som inkommer till organisationen på annat sätt omvandlas till digitalt format.
Anvisningen gäller inte handlingar som ska förvaras en viss tid och om vars hantering informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen ger anvisningar med stöd av lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019).
Eventuella förfrågningar om anvisningen kan skickas per e-post till Riksarkivets rådgivnings- och styrningstjänst på adressen [email protected]