Kansallisarkisto antaa seulontapäätöksiä yleishallinnon tehtävien tietoaineistoista

Kansallisarkisto on määritellyt yhteistyössä tiedonhallintalautakunnan kanssa ne julkisen hallinnon yhteiset toimintaprosessit ja tehtäväkokonaisuudet, joiden asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista) on mahdollista määrätä säilytysaikasuosituksen ja sen liitteiden perusteella. Kansallisarkisto antaa määräykset seulontapäätöksissä.

Kansallisarkisto on määritellyt yhteistyössä tiedonhallintalautakunnan kanssa ne julkisen hallinnon yhteiset toimintaprosessit ja tehtäväkokonaisuudet, joiden asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista) on mahdollista määrätä säilytysaikasuosituksen ja sen liitteiden perusteella. Kansallisarkisto antaa määräykset seulontapäätöksissä.

Kansallisarkiston tavoitteena on määrätä taulukkoon 1 merkittyjen toimintaprosessien ja tehtäväkokonaisuuksien pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja tietoaineistoista säilytysaikasuosituksen perusteella: 

Taulukko 1: Toimintaprosessit, joiden asiakirjoista ja tietoaineistoista Kansallisarkisto määrää suosituksen perusteella​.

Kansallisarkisto arvioi jatkossa myös taulukossa 1 mainittujen toimintaprosessin säilytysaikasuosituksen liitteiden julkaisun jälkeen, onko ao. liitteisiin sisältyvien asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä mahdollista määrätä liitteisiin tuotettujen kuvausten perusteella.

Kansallisarkisto katsoo, että ainoastaan taulukossa 1 mainitut toimintaprosessit ja tehtävät ovat yleisiä ja yhteisiä koko julkiselle hallinnolle. Muut taulukosta 1 poisrajatut toimintaprosessit ja tehtävät ovat substanssitehtäviä, eivätkä ne koske kaikkia julkisen hallinnon toimijoita. Kansallisarkisto ja sen edeltäjät ovat edellyttäneet seulontaesityksen tekemistä substanssitehtävistä muodostuneiden asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä. Substanssitehtävien asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmäärityksen tulisi perustua tiedonhallintamalleissa sekä tiedonohjaussuunnitelmissa tai arkistonmuodostussuunnitelmissa kuvattuihin tehtäviin, tietoaineistoihin ja asiakirjoihin. Lisäksi arvonmäärityksen tulisi kohdistua kattavasti myös erilaisissa tietojärjestelmissä tuotettuihin alkujaan digitaalisiin tietoaineistoihin, kuten rekisteritietoihin.

Kansallisarkisto määrää substanssitehtävien ja -toimintaprosessien tietojen arkistoinnista jo vakiintuneen toimintatavan mukaisesti. Esityksen voi esimerkiksi tehdä yksittäinen toimija (virasto), monitoimijaprosessin omistava toimija, virastoryhmän tietohallinnosta vastaava toimija tai hallinnonalan tiedonhallinnan ohjauksesta vastaava ministeriö.

Kansallisarkisto tiedotti aiemmin määräävänsä julkisen hallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistoien arkistoinnista tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksen perusteella.

Kansallisarkisto tiedottaa säilytysaikasuosituksien perusteella annettavista seulontapäätöksistä verkkosivuillaan. Lisätietokyselyt voi lähettää sähköpostitse Kansallisarkiston neuvonta- ja ohjauspalvelulle osoitteeseen [email protected].