Uudistunut ohjepankki

Kansallisarkiston ylläpitämää AHAA-arkistohakemistojärjestelmää koskevat ohjeet

• AHAA-luettelointisäännöt 2023 (KA/8764/30.00.00/2023) (pdf-tiedostona)
• Henkilötietojen käsittelyohje kuvailijoille AHAA:ssa 2022 (KA/3455/07.01.02.01.00/2022) (pdf-tiedostona)
• Toimijan kuvailu AHAA-järjestelmässä 2018 (pdf-tiedostona)
• Toimijoiden hyväksyminen AHAA:ssa: Koulutustilaisuus Metatietopalvelun asiakkaille 2023 (pdf-tiedostona)
• Ohje salasanan muuttamiseen AHAA-metatietojärjestelmässä 2023 (pdf-tiedostona)

Ohje sisältää pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen digitointia koskevat Kansallisarkiston vaatimukset. Vaatimusten mukainen digitointiprosessi ja digitointitulos mahdollistavat analogisten asiakirjojen hävittämisen digitoinnin jälkeen, mikäli asiakirjojen analogista säilytysmuotoa ei ole arvioitu kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi. 

Ohjetta sovelletaan, kun toimijalle jo muodostuneita arkistollisia kokonaisuuksia digitoidaan takautuvasti. Vaatimukset eivät koske digitointia, joka toteutetaan asiakirjan laatimisen tai asiankäsittelyn yhteydessä tai kun organisaatiolle saapuvia analogisia asiakirjoja muutetaan digitaaliseen muotoon. Tällä hetkellä muodostuvien analogisten arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisessa sovelletaan ohjetta Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon 2025 (KA/8675/28.00/2025). 

Ohje pdf-tiedostona

Esimerkkipaketit (zip-tiedostoina)

Ohjetta sovelletaan, kun tällä hetkellä muodostuvia analogisia arkistoitavia asiakirjoja muutetaan sähköiseen muotoon esimerkiksi asiankäsittelyn tai palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä.
 
Aiemmin muodostuneiden analogisten arkistollisten kokonaisuuksien takautuvaan digitointiin sovelletaan edelleen Kansallisarkiston ohjetta ”Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet” (KA/20919/30.01.00/2024).
 
Takautuvan digitoinnin ja muodostuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen väliset erot liittyvät toimintatapaan, todistusvoimaisuuden ja tietosisällön eheyden varmistamiseen sekä tietoaineistojen muodostamiseen.

Arkistolaitoksen vuonna 1997 julkaisema Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt -standardin tarkoituksena on arkistoaineistojen käytettävyyden parantaminen hakemistojen tietosisältöjä kehittämällä sekä hakemistojen tietosisällön ja tietojen esittämistavan yhdenmukaistaminen. Kuvailustandardi on yhdenmukainen arkistojen kansainvälisen yhteistyöelimen ICA:n (International Council on Archives) vuonna 1994 julkaiseman ISAD(G)-standardin kanssa.  

Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt on ensisijaisesti tietosisältöstandardi, se määrittelee mitä tietoja arkistonmuodostajasta ja sen aineistoista tulee hakemistossa esittää. Toisekseen Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt on tietojen esittämistavan standardi, siinä on annettu luettelointisäännöt, joiden mukaisesti arkistonmuodostajasta ja sen aineistosta kerrottavat tiedot esitetään. 

Kansallisarkisto julkaisi vuonna 2015 luonnoksen kansallisesta arkistokuvailun käsitemallista. Siinä otettiin huomioon ICA:n eli kansainvälisen arkistoneuvoston vuonna 2012 asettaman EGAD-työryhmän työ, jonka tuloksena syksyllä 2016 julkaistiin luonnos arkistokuvailun kansainvälisestä Records in Contexts -käsitemallista (nykyisten sivujen linkki vanhentunut). Käsitemallin (RIC-CM 1.0) ja sen määrämuotoisen ontologiaversion (nykyisten sivujen linkki vanhentunut)(RIC-O) ensimmäiset viralliset versiot julkaistiin marraskuussa 2023. 

Kansallisarkiston tuottamat oppaat ovat tarkoitettu avuksi ja työkaluksi arkistonmuodostussuunnitelman (lyh. AMS) laatimisessa ja ylläpidossa. 

Vuonna 2006 arkistolaitoksen julkaisema Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti: Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja pyrkii antamaan kokonaiskuvan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen luonteesta ja tehtävistä. Teoreettisena lähtökohtana oppikirjassa on asiakirjallisen tiedon erityisluonne "toiminnallisena tietona", ja tähän perustuva asiakirjallisen tiedon todistusvoimaisuus. Lisäksi teoksessa pyritään osoittamaan, mitä käytännön vaatimuksia tästä seuraa tiedon käsittelylle, säilyttämiselle (arkistoinnille) ja käyttöön asettamiselle. Käytäntöä koskevilta osiltaan teos keskittyy erityisesti viranomaisten asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen. Teos on tarkoitettu käytettäväksi sekä keskiasteen koulutuksessa että yliopistojen perus- ja aineopinnoissa. 

Asiakirjassa on määritelty arvonmäärityksen ja seulonnan keskeiset käsitteet. 

Päätöksessä määrätään arkistolain (831/1994) 1 §:n 1 momentin kohtien 1-6 arkistonmuodostajien ennen 1.1.2022 muodostuneiden pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista.

Lomake on tarkoitettu työvälineeksi analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja säilytysmuodon arviointia ja dokumentointia varten. Kulttuurihistoriallisen arvon kriteerit ja ohje niiden soveltamiseen on Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan (KA/12247/07.01.01.03.00/2019) erillisliitteessä Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodon arviointiin sekä arviointia dokumentoivat tiedot ja arvioinnin soveltamisohje (KA/1042/28.02.00/2024).

Seulontaesityslomake, jolla toimija esittää kirjallisessa muodossa arkistollisen arvon määrittelytehtävänsä tulokset perusteluineen. Käytännössä toimija esittää seulontaesityksessä, mitkä sen tietoaineistot tulisi arkistoida ja mitkä säilyttää määräajan. 

Koronapandemian alussa vuonna 2020 Kansallisarkistossa todettiin, että maailmanlaajuisessa pandemiassa oli kyse Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan arvonmäärityksen ja seulonnan kriteerin (toimintaympäristö 5.2) täyttävästä poikkeuksellisesta tapahtumasta. Pandemian vaikutukset yhteiskuntaan olivat niin suuret, että sen aikana kertyneet tietoaineistot ja asiakirjatiedot tulisi ottaa kattavasti talteen, jotta tulevaisuudessa olisi kokonaiskuva kriisin kohtaamisesta ja sen seurauksista. 

Pandemia-ajan tietojen arkistoinnin laajentamisen arviointitehtävä aloitettiin vuoden 2021 loppupuolella toteutulla verkkokyselyllä, jossa tiedusteltiin julkishallinnon toimijoilta, oliko näillä tarvetta laajentaa pandemia-ajalta ja pandemiaa koskevien tietojen arkistointia. Kyselyn perusteella Kansallisarkisto arvioi, ettei ollut syytä antaa kaikkia valtionhallinnon viranomaisia ja laitoksia sekä kuntia ja kuntayhtymiä koskevaa yleispäätöstä. Kansallisarkisto ohjeisti, että arkistoinnin laajentamiseen päätyneet toimijat tekisivät seulontaesityksen Kansallisarkistolle. Kansallisarkisto antoi yhteensä 31 koronapandemia-ajan tietojen arkistointia laajentavaa seulontapäätöstä aikavälillä 13.5.2022-13.8.2024. 

Vuonna 2021 laaditussa muistiossa arvioidaan potilasasiakirjojen pysyvään säilytykseen liittyvää arvonmääritystä annettujen seulontapäätösten avulla. Muistiossa esitellään periaatteet ja näkemykset, jotka ovat ohjanneet arvonmääritystä. 

Politiikka-asiakirjan tarkoitus on kuvata ne arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, menetelmät sekä kriteerit, joiden mukaisesti viranomaisten ja julkista tehtävää hoitavien yksityisten toimijoiden arkistoitavat tietoaineistot määräytyvät. Sen tavoite on myös varmistaa arvonmäärityksen ja seulonnan jatkuvuus ja johdonmukaisuus. Asiakirja ei koske määräajan säilytettävien asiakirjatietojen säilytysaikojen määrittelyä.

Asiakirjahallinnon itsearviointiopas on väline kehittää organisaation asiakirjahallintoa ja hyvää tiedonhallintatapaa sekä sen laatua systemaattisesti. Oppaan pohjana on EU:n julkisen sektorin yhteiseksi arviointimalliksi ja itsearvioinnin välineeksi 2000-luvulla tullut CAF (Common Assessment Framework). Opas on tarkoitettu organisaation johdolle ja asiakirjahallinnon kehittämisestä vastaaville. Se sopii myös jokaiselle viran- ja toimenhaltijalle ja työntekijälle omien tehtäviensä asiakirjahallinnon kehittämiseen. Lisäksi arviointituloksilla voidaan todentaa asiakirjahallinnon tilaa esimerkiksi toiminnan, hallinnon ja tilintarkastusten yhteydessä sekä arkistotarkastustilanteissa. 

Opas on tarkoitettu ohjeeksi asiakirjahallinnon järjestämiseen valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteissa. Oppaan aiheena on organisaatiomuutokset, joissa organisaatioita lakkautetaan tai yhdistetään. Opas soveltuu myös muutostilanteisiin, joissa esimerkiksi yhden tehtävän hoitaminen siirretään organisaatiolta toiselle. Tällöin opasta sovelletaan koko organisaation sijasta siihen tehtävään tai organisaation osaan, jota muutos koskee. 

Suositus koskee julkisen hallinnon arkistoitavien tietoaineistojen arkistometatietoa. Se on tarkoitettu käytettäväksi, kun kehitetään arkistoitavien tietoaineistojen käsittelyyn liittyviä tiedonhallinnan prosesseja ja ratkaisuja.  

Suositus on yleistasoinen ja laajennettava arkistokuvailun viitekehys. Siinä määritellyt perusmetatiedot  

• ovat edellytys tietoaineiston käytettävyydelle arkistollisessa toiminta- ja käyttökontekstissa, ja 
• tukevat arkistoinnin vaatimusten ja tarpeiden huomiointia tiedon elinkaaren aikana. 

Arkistometatiedolla viitataan suosituksessa siihen metatietokokonaisuuteen, jota arkistointi ja tiedon käyttötarkoituksen muutos arkistointitarkoitukseksi edellyttävät. Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot on määritelty osoittamaan tämän metatiedon vähimmäistasoa.  

Perusmetatietojen määritykset perustuvat kansainväliseen arkistokuvailun RiC-CM-käsitemalliin, jonka yhtenä lähtökohtana on ollut asiakirjahallinnon metatietoja määrittelevä ISO 23081-standardi. Aiempien kansainvälisten kuvailustandardien mukaiset kuvailut on huomioitu RiC-CM:n määrityksissä, ja myös arkistoinnin perusmetatiedot ovat sovitettavissa yhteen vuoden 1997 Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen pohjalta tehtyihin kuvailuihin.

Lue lisää arkistokuvailusta.

Analogiset siirrot - ohje

Arkistotiloja koskevat kumotut määräykset ja ohjeet aikajärjestyksessä: 

Määräykset on tarkoitettu noudatettaviksi silloin, kun asiakirjat ja sähköiset tietoaineistot, jotka on määrätty pysyvästi säilytettäviksi, on tarkoitus hävittää mikrokuvauksen jälkeen. 

Korvattu määräyksellä "Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta" (KA/15906/07.01.01.00/2021)

• Määräys pdf-tiedostona
• Perustelumuistio pdf-tiedostona

Kumotut määräykset aikajärjestyksessä

• Valtionarkiston yleinen ohje nro 12 (1985): Valtionarkiston ohjeet alkuperäisten asiakirjojen ja konekielisten tiedostojen korvaamisesta mikrofilmillä (pdf-tiedostona)
• Pysyvästi säilytettävien alkuperäisasiakirjojen ja atk-aineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1996 (2/06/96) 

Asiakirjojen suojaamisesta annettujen ohjeiden tarkoituksena on turvata organisaation toiminnan kannalta välttämättömien sekä tutkimuksellisista, oikeudellisista tai taloudellisista syistä suojattavien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa. 

Kumotut ohjeet aikajärjestyksessä

• Valtioneuvoston vahvistamat yleisohjeet valtion virastojen ja laitosten arkistojen suojaamisesta 1962

Suosituksen tarkoituksena on avata näkökulmia arkistonmuodostussuunnitelman tietosisältöön, rakenteeseen, laadintaan, ylläpitoon ja käyttömahdollisuuksiin. 

Arkistolaitoksen vuonna 2010 antama määräys mikrokuvauksen ja -tulostuksen laatukriteereiksi. Määräys on tarkoitettu ohjeistukseksi tallefilmien tuottamiseen pysyvää säilytystä varten. 

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä ennen SÄHKE2-määräystä (AL 9815/07.01.01.00/2008) annetut kumotut määräykset aikajärjestyksessä:

• Valtionarkiston ohje A3/86: Tietokoneavusteiseen kirjaamiseen liittyvät arkistotulosteet
• Valtionarkiston yleinen ohje nro 14 (1987): Arkistotoimen vaatimukset automaattisessa tietojenkäsittelyssä (pdf-tiedostona)
• VHS 1037: Diaarilehden tietosisältö ja rakenne tietokoneavusteisessa kirjaamisessa

Kansallisarkisto ei enää anna määräyksiä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä. Viimeisin määräys tuli voimaan 15.10.2010 ja sen voimassaoloaika päättyi 15.10.2015. 

Määräys on korvattu ohjeella analogisten pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista 2018 (KA/13459/07.01.01.00/2018)

• Ohje pdf-tiedostona
• Ohjeen liite pdf-tiedostona

Kumotut määräykset aikajärjestyksessä 

• Papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttäminen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa 1995 (6/63/95)
• Papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttäminen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa 1997 (1/62/97)
• Lisäys määräykseen papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttämisestä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa 1999 (1/62/97)

SÄHKE2-määräys on arkistolaitoksen vuonna 2008 antama määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyksenä eri tietojärjestelmiin sisältyvien asiakirjallisten tietojen pysyvälle säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä tietojärjestelmissä tuotettavan siirtokokonaisuuden muodostamisesta. 

SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä. Määräys on korvattu "Suosituksella SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä" (KA/12266/07.01.01.00/2022). 

SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. SÄHKE2-mukaisuus on myös tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudatetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista. 

Määräys SÄHKE2-määräyksen kumoamisesta 2022 (KA/12266/07.01.01.00/2022)

• Määräys pdf-tiedostona
• Määräyksen perustelumuistio pdf-tiedostona

Kumottu SÄHKE2-määräys

• Määräys pdf-tiedostona
• Määräyksen liite 1: Asiakirjallisten tietojen metatietojen tuottamisen periaatteet (pdf-tiedostona)
• Määräyksen liite 2: Metatietomalli (pdf-tiedostona)
• Määräyksen liite 2: Metatietomalli, versio 1.3 (pdf-tiedostona), voimassa 16.3.2022 alkaen. Metatietomallin luvussa 9 liite 3 on esitetty muutokset verrattuna metatietomallin versioon 1.2.
•  SÄHKE2-siirtotiedoston xml-skeema (XSD-muodossa), ensimmäinen versio
• SÄHKE2-siirtotiedoston xml-skeema (XSD-muodossa), uusi versio 1.9.2019 alkaen
• SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö (pdf-tiedostona)

Siirtomääräyksissä määrätään Kansallisarkistoon siirrettävien valtion virastojen ja muiden valtion viranomaisten pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtämisestä. 

Kumotut määräykset aikajärjestyksessä 

• Valtionarkiston yleinen ohje nro 11 (1965): Yleisohjeet virka-arkistojen asiakirjojen siirtämisestä valtionarkistoon (pdf-tiedostona)
• Valtionarkiston yleinen ohje nro 11 (1985): Valtionarkiston ohjeet valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestä ja luovuttamisesta yleisarkistoihin (pdf-tiedostona)
• Valtionarkiston yleinen ohje nro 11 (1991): Valtionarkiston ohjeet valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestä ja luovuttamisesta yleisarkistoihin (pdf-tiedostona)
• Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen 1996 (3/06/96) (pdf-tiedostona)
• Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen 2002 (284/40/2001) (pdf-tiedostona)
• Viranomaisten pysyvästi säilytettävien analogisten asiakirjojen luovuttaminen arkistolaitokseen 2007 (KA/189/40/2007)
• Viranomaisten pysyvästi säilytettävien asiakirjojen luovuttaminen arkistolaitokseen 2012 (AL/22704/07.01.01.00/2011) (pdf-tiedostona)

Korvattu määräyksellä valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon 2021 (KA/26492/03.99/2020)

• Määräys pdf-tiedostona
• Määräyksen perustelumuistio pdf-tiedostona
• Tutustu myös valtion virastojen, laitosten, tuomioistuinten ja muiden lainkäyttöelinten sekä muiden valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirto Kansallisarkistoon – Kansallisarkiston linjaus arkistolain (831/1994) soveltamisesta 2020 (KA/26492/03.99/2020) (pdf-tiedostona)

Arkistolaitoksen vuonna 2010 antama ohje asiakirjatietojen seulonnasta, arkistolaitokselle osoitettavan seulontaesityksen laatimisesta ja arkistolaitoksen seulontapäätöksen toteuttamisesta. 

Kansallisarkiston seulontapolitiikka ja -strategia-asiakirjojen tarkoituksena on esittää julkishallinnon asiakirjojen seulontaa koskevat seulontapoliittiset ja -strategiset tavoitteet sekä seulontatoiminnan perusta, keskeiset käsitteet ja keskeiset menetelmät. Kansallisarkiston ensimmäiset seulontapolitiikka ja -strategia-asiakirjat vahvistettiin vuonna 2008. 

Kumotut asiakirjat aikajärjestyksessä

• Arkistolaitoksen seulontapolitiikka 2008 (AL/15199/07.01.01.03.00/2008)

Arkistolaitoksen suositus digitoinnin laatukriteereiksi 2008 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Suositus pdf-tiedostona
• Korvattu ohjeella Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Arkistolaitoksen vaatimukset digitoidulle aineistolle 2016 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008)

• Ohje pdf-tiedostona
• Korvattu ohjeella Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)

Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)

• Ohje pdf-tiedostona
  • Esimerkki 1 ohjeen sivulla 16 kuvatuista digitointiprosessissa muodostettavista siirtopaketeista (EsimerkkipakettiJPEG2020.tar)
    • Arvot esimerkissä (pdf)
    • Identifier (zip)
    • Md5 (txt)
  • Esimerkki 2 ohjeen sivulla 16 kuvatuista digitointiprosessissa muodostettavista siirtopaketeista (esimerkkipakettiTIF2020.tar)
    • Arvot esimerkissä (pdf)
    • Identifier (zip)
    • MD5 (txt)
• Korvattu ohjeella Arkistoitavien asiakirjojen digitointia ja koskevat vaatimukset ja ohjeet 2024 (KA/20919/30.01.00/2024)

Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)

• Vaatimukset pdf-tiedostona
  • Esimerkkipaketti TIF (zip)
  • Esimerkkipaketti JPEG (zip)
• Korvattu ohjeella Arkistoitavien asiakirjojen digitointia ja koskevat vaatimukset ja ohjeet 2024 (KA/20919/30.01.00/2024)

Valtionarkiston yleinen ohje (alun perin yleisiä ohjeita) -ohjesarjan kumottuja ohjeita  

Valtionarkiston yleinen ohje nro 9 on kumottu valtioneuvoston ja ministeriöiden asettamien hankkeiden osalta arkistolaitoksen päätöksellä 29.12.2008 (KA/2181/431/2007). 

Arkistolaitoksen vuonna 2011 julkaisema Kunnallisen asiakirjahallinnon opas on tarkoitettu kunnille, kuntayhtymille ja kunnan liikelaitoksille sekä niiden julkisia tehtäviä hoitaville organisaatioille. Opas käsittelee kuntien, kuntayhtymien ja kunnan liikelaitosten arkistonmuodostajille arkistolaitoksen ja muiden viranomaisten määräyksiä asiakirjahallinnon hoitamisesta. Lisäksi opas sisältää sellaisia eri tahojen suosituksia ja ohjeita, joita on hyödyllistä noudattaa mm. työn laadun ja sujumisen varmistamiseksi, työn säästämiseksi tai päällekkäisen työn estämiseksi. 

Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset -sarja on Kuntaliiton 2000–2010-luvuilla julkaisema säilytysaikojen määrittelyä tukeva opassarja. Julkaisuissa on huomioitu myös Kansallisarkiston seulontapäätökset kuntien pysyvästi säilytettävistä (arkistoitavista) asiakirjoista. Oppaita voi edelleen käyttää säilytysaikojen määrittelyn ja käytännön seulontatyön tukena. Jatkossa säilytysaikojen määrittelyssä neuvoo, sekä säilytysaikasuosituksia valmistelee ja julkaisee tiedonhallintalautakunta.

Kuntien yhteinen tehtäväluokitus, 9.6.2010 täydennetty versio

Massadigitoinnin siirto-ohjeistus liitteineen.

Astian palveluihin liittyvät tiedot ja lomakkeet linkkeinä.

Massadigitoinnin pilotin loppuraportti ja Proof of Concept loppuraportti.

​​​​​​​

Massadigitoinnin siirtojen sopimuspohjat ja arkistoinnin käsitteet.

Ohjeessa ohjeistaan, miten Kansallisarkiston Astia-asiointipalvelua käyttävät viranomaiset voivat antaa Astian käyttöön ja kehittämiseen liittyvää palautetta. 

Poikkeusoloihin varauduttaessa keskeiset analogiset asiakirjat tulee ryhmitellä siten, että organisaatiot voivat jatkaa toimintaansa keskeytyksettä ja määrittää tutkimuksellisista, juridisista ja taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat. Ohje sisältää analogisten asiakirjojen ryhmittelyn periaatteet. Lisäksi ohjeessa ohjeistetaan asiakirjojen suojelusuunnitelman laadintaa. 

Arkistoinnin tietopaketti on tarkoitettu arkisto- ja asiakirjahallinnan alalle suuntaaville tai siellä juuri aloittaneille sekä muiden alojen asiantuntijoille, jotka haluavat perehtyä perusasioihin.

Opit ymmärtämään, mitä arkistointi on, miksi sitä tehdään ja ketkä sitä tekevät. Osiot täydentävät toisiaan, joten parhaan kokonaiskuvan saat, kun tutustut koko tietopakettiin. Paketti keskittyy arkistointiin julkishallinnon näkökulmasta, mutta sitä voivat hyödyntää myös muut toimijat.

Ohjeessa esitetään ne arkistonhoidolliset periaatteet, joita on tarkoituksenmukaista noudattaa seutukaava- ja maakuntaliittoja purettaessa ja korvattaessa ne uusilla kuntainliitoilla tai niitä yhdistettäessä. 

Opas sisältää Kansallisarkiston ohjeet home-epäiltyjen tai homeisten arkistoaineistojen käsittelystä. Ohjeiden tarkoituksena on auttaa homevaurioituneiden aineistojen säilyvyyden turvaamisessa sekä ennaltaehkäistä homeongelmien syntymistä arkistoaineistoissa. Ohjeistuksessa painotetaan henkilöturvallisuuden merkitystä käsiteltäessä home-epäiltyjä tai homeisia aineistoja.

Ohje sisältää yleisperiaatteet, joita noudatetaan 1.12.1996 voimaan tulleen kihlakuntauudistuksen seurauksena toimintansa päättäneiden virastojen arkistojen käsittelyssä. 

Ohje koskee kunnallistettujen ja yksityistettyjen valtion ammatillisten oppilaitosten arkistojen käsittelyä. 

Määräyksessä määrätään arkistoitavien asiakirjojen muodosta. Asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella. 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa.

Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.

Pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen arkistotiloja koskevat määräykset ja ohjeet. Ohjeen kohderyhmä ovat arkistolain 1 §:ssä tarkoitetut arkistonmuodostajat sekä yksityiset arkistot, jotka saavat pysyväisluontoista valtionapua.

Kansallisarkisto on jatkanut 20.9.2018 normin voimassaoloaikaa toistaiseksi.

Määräyksessä määrätään Kansallisarkistoon siirrettävien arkistoitavien asiakirjojen muodosta ja siirtämisestä Kansallisarkistoon. Arkistoitavat asiakirjat siirretään Kansallisarkistoon sähköisessä muodossa, ellei Kansallisarkisto ole toisin määrännyt arkistolain nojalla. 

Ohjaus­kokonaisuus on tarkoitettu sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen kanssa työskenteleville. Siinä käydään läpi analogisen arkiston järjestämistyön vaiheet ja annetaan niihin liittyviä käytännön vinkkejä. Ohjauskokonaisuus sisältää myös sosiaalihuollon analogisten aineistojen järjestämistyössä tarvittavia pohjatietoja ja ohjeita tietoaineistojen säilymisen turvaamiseksi. 

Parhaiten ohjauskokonaisuus soveltuu 1900-luvulla muodostuneiden sosiaalihuollon analogisten arkistojen järjestämiseen. Kokonaisuus antaa välineitä näiden aiemmin muodostuneiden arkistokokonaisuuksien ymmärtämiseen ja järjestämisen viimeistelyyn.

Suojamateriaalien laatu vaikuttaa analogisten asiakirjojen säilyvyyteen. Pysyvästi säilytettävän asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojaamisessa pitää käyttää ohjeessa mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja.

Suojamateriaalit jaotellaan primääri- ja sekundäärisuojiin. Ohjeen liitteenä on luettelo Kansallisarkiston käyttämistä sekundäärisuojista.

Ohjeessa esitetään yleisperiaatteet, joita noudatetaan käsiteltäessä työvoima- ja elinkeinokeskusten perustamisen yhteydessä 1.9.1997 lakkautettujen virastojen arkistoja. Ohjeessa esiteltyjä periaatteita noudatetaan soveltuvin osin myös uudistuksen seurauksena päättyneiden Suomen ulkomaankauppaliiton tehtävien asiakirjoihin.  

Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön. 

Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan muodon itsenäisesti Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023) ja arviointikriteereitä noudattaen.

Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan.

Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä.

Opas on tarkoitettu kaikille analogisia arkistoja järjestäville sekä perustietopaketiksi analogisten arkistojen käyttäjille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Oppaan ensimmäisessä osiossa käydään läpi arkiston järjestäminen vaihe vaiheelta. Toisessa osiossa kerrotaan, miten turvataan analogisten arkistojen fyysinen säilyminen. Oppaan loppuun on koottu järjestäjän muistilista, jossa on tiivistetysti tärkeimmät arkiston järjestämisen vaiheet.

​​​​​​Oppaassa arkiston järjestäminen on esitetty lineaarisesti etenevinä toimenpiteinä. Käytännössä järjestämistyössä palataan välillä aiempiin vaiheisiin ja tehdään välillä eri vaiheita rinnakkain.

Kun digitaalinen aineisto on onnistuneesti siirretty Kansallisarkistoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta, se on haettavissa ASTIA-verkkopalvelusta. 

• Astia-kuvaus (pdf)
• Astian palvelun käyttöönotto Sähköisen arkistoinnin palvelun asiakkaille (pdf)
• Käyttöoikeusilmoituslomakkeen malli (excel)
• Käyttöoikeuslomake (excel)

• Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen. 

• Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.

• Metatietolomake (Excel)
  • Metatietojen kuvailulomakkeet, joka täytetään tarvittavilta osin ennen aineistojen siirtoa. Sovi Sähköisen arkistoinnin palvelun kanssa, mitkä kuvailutaulukot siirrossa tulee täyttää.
• SÄHKE2-siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Ohjeessa kuvataan, miten muodostetaan Kansallisarkistoon siirrettävä SÄHKE2-siirtopaketti siirtäjän tietojärjestelmän tietosisällöstä.
• Rakenteiset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Siirtopaketin muodostaminen rakenteisista tietoaineistoista ja sähköisistä diaareista.
• Digitoidut kuva-aineistot - siirtopaketin muodostaminen (pdf)
  • Ohjeistus viranomaisen itse digitoimien aineistojen siirtämiselle Kansallisarkistoon.
• Muut digitaaliset tietoaineistot – siirtopaketin muodostaminen (pdf)
• Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset (pdf)
  • Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset. Sisältää listauksen hyväksytyistä tiedostomuodoista. Lista on päivittyvä.
• Ohjevideot
  • Siirtopaketin lähettäminen- digitoitu kuva-aineisto
  • Siirtopaketin lähettäminen - rakenteiset tietoaineistot

Lisää siirtoihin liittyviä ohjeita löytyy Arkistoinnin osaaja- sivuilta ja Kansallisarkiston Conlfuencesta 

Siirtojen suunnittelu ja sopiminen

Kansallisarkiston siirtokäyttöliittymän liittyvät ohjeet 

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun ohjeet löytyvät Arkistoinnin osaaja-verkkoalustalla.

Yleiset ohjeet

Digitaalisten tietoaineistojen siirtäminen Kansallisarkistoon

Siirron hallinnolliset asiakirjat

Siirron hallinnolliset asiakirjat

Siirto-ohjeet

Tietoaineistosiirron kuvailutyö ja oheisdokumentaatio

Siirtopakettien muodostamisen ohjeet​​​​​​​

Siirtoväylät

Siirtoväylät

Kun digitaalinen aineisto on onnistuneesti siirretty Kansallisarkistoon Sähköisen arkistoinnin palvelun kautta, se on haettavissa ASTIA-verkkopalvelusta. 

Sähköisen arkistoinnin palvelun palvelukuvaus, palvelussa käytettyjen käsitteiden selitteet sekä mitä käsitteet säilytys ja arkistointi tarkoittavat.

• Kansallisarkiston määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (SÄHKE2, AL 9815/07.01.01.00/2008) on laaja koonti sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia koskevista metatiedoista ja vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen.

• Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2-määräys on kumottu 31.12.2022, eikä sitä enää ylläpidetä.

• SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.

• Tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) myötä asianhallinnan ohjaaminen on ensisijaisesti Tiedonhallintalautakunnan tehtävä. Asiankäsittelyn metatiedot on määritelty Tiedonhallintalautakunnan suosituksessa asiankäsittelyn metatiedoista. 

• SÄHKE2-suosituksessa on huomioitu tiedonhallintalain 21, 25, 26 ja 27 §:n velvoitteet, jotka koskevat tietoaineistojen säilytystarpeen määrittelyä sekä rekisteröintiä ja asiarekisterin tietoja.

• SÄHKE2:n määritykset ovat tietojärjestelmäriippumattomia, eikä niissä oteta kantaa teknisiin ratkaisuihin tai järjestelmäarkkitehtuuriin. Hyödyntäjä määrittelee, miten se SÄHKE2:n sisältöä käyttää.

• SÄHKE2-mukaisuus on myös tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.

Suosituksen versio 2 (syyskuu 2024):
Suositukseen 2. versioon on lisätty Sähke2-siirtoskeemaan (XML, versio 1.9.2019) liittyviä huomioita. Muutokset ja lisäykset löytyvät suosituksen luvusta 5.

Tiedonhallintalautakunta laatii ja ylläpitää tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. 

Turvapostikäytänteet - ohje Kansallisarkiston palvelun asiakkaille 

Valtionarkiston vuonna 1983 antama yleisohje koskee sekä määrättyä tehtävää varten asetettujen tilapäisten komiteoiden ja toimikuntien että neuvottelukuntien, neuvostojen, lautakuntien ja muiden vastaavien pysyväisluonteisten toimielinten arkistonhoitoa. 

Yleisohje on korvattu valtioneuvoston ja ministeriöiden asettamien hankkeiden osalta Arkistolaitoksen vuonna 2008 antamalla päätöksellä (KA/2181/431/2007) Valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen ja hankerekisterin arkistoraporttien pysyvästä säilytyksestä. 

Ohje koskee analogisessa muodossa luovutettavien henkilö- ja sukuarkistojen aineistojen käsittelyä. Ohjetta voidaan soveltaa myös silloin, kun paperimuodossa olevaa aineistoa valmistellaan digitointia varten. 

Yksityisten arkistoaineistojen hankintaa ohjaa Kansallisarkiston hankintapolitiikka, jonka perusteella saapuneet aineistotarjoukset hyväksytään tai hylätään. Hankintapolitiikka perustuu tarjottujen yksityisten arkistoaineistojen arvonmääritykseen ja hankintakriteerien mukaiseen valintaan. 

Ohje koskee analogisessa muodossa olevien karttojen ja piirustusten käsittelyä. Ohjetta voidaan soveltaa myös silloin, kun analogisessa muodossa olevia aineistoja valmistellaan digitointia varten. 

Kuvailutaulukko on tarkoitettu Yksityisarkistojen vastaanottopalvelun digitaalisten aineistojen luettelointiin ja kuvailuun. Taulukkopohjaan merkitään alimman kuvailutason kuvailutiedot. Arkistoa tai sarjaa kokonaisuudessaan koskevat kuvailutiedot kerrotaan vapaamuotoisesti ja toimitetaan erikseen.  

Taulukkopohja on tarkoitettu Yksityisarkistojen vastaanottopalvelun analogisten aineistojen kuvailuun. 

Yksityisarkistojen vastaanottopalvelun kanssa luovutettavaksi sovittu digitaalinen aineisto lähetetään Kansallisarkistoon sähköisen arkistoinnin käyttöliittymässä. Ohjeessa kuvataan, miten tiedostot tulee pakata ja lähettää.  

Ohje koskee analogisessa muodossa olevien valokuvien käsittelyä. Ohjetta voidaan soveltaa myös silloin, kun analogisessa muodossa olevaa aineistoa valmistellaan digitointia varten. 

Ohjeessa esitellään kriteereitä, jotka ovat hyödyllisiä valokuvien valinnassa ja seulonnassa. 

Ohjeen tarkoituksena on opastaa digitaalisen yhdistysarkiston luovuttajaa aineistorakenteen laatimisessa sekä luetteloinnissa ja kuvailussa. Lisäksi ohjetta voi soveltuvin osin hyödyntää esimerkiksi projektiarkiston järjestämisessä, luetteloinnissa ja kuvailussa. 

Ohje koskee yhteisöarkistojen analogisessa muodossa luovutettavien aineistojen käsittelyä. Ohjetta voidaan soveltaa myös silloin, kun paperimuodossa olevaa aineistoa valmistellaan digitointia varten.  

Ohje on yksityisarkistojen seulonnan suositusluonteinen apuneuvo ja työkalu, jonka ensisijaisena tarkoituksena on tukea Kansallisarkistoon yksityisarkistoaineistoa luovuttavaa tahoa, luovuttajaa, välttämättömien seulontatoimenpiteiden tekemisessä. Yksinkertaisuuden vuoksi ohjeessa käytetään termiä seulonta puhuttaessa niin seulontaa ohjaavasta arvonmäärityksestä kuin arvonmääritystä toteuttavista seulontatoimenpiteistä. 

Ohjeen tarkoituksena on opastaa yksityishenkilön digitaalisen arkiston luovuttajaa aineistorakenteen laatimisessa sekä luetteloinnissa ja kuvailussa. Lisäksi ohjetta voidaan soveltuvin osin hyödyntää myös kokoelmaluonteisen aineiston järjestämisessä, luetteloinnissa ja kuvailussa.