ABC-kaava sisältää sekä muotoon (esimerkiksi luettelot tai toisteet) että asiakirjojen sisältöön perustuvia sarjoja. Epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen luetteloinnissa käytetään ABC-kaavaa.
ABC-kaavassa on kiinteät pääsarjat, joiden alla on sarjoja ja alasarjoja. Pääsarjojen nimekkeet ovat aina samat, mutta sarjojen ja alasarjojen nimekkeet ovat vapaammin muotoiltavissa. Jos jotain pääsarjaa ei ole, tunnus jätetään käyttämättä.
Pääsarjoja, sarjoja ja alasarjoja otetaan käyttöön tarvittava määrä.
ABC-KAAVAN KIINTEÄT PÄÄSARJAT:
- A. DIAARIT
- B. LUETTELOT
- C. PÖYTÄKIRJAT
- D. TOISTEET
- E. SAAPUNEET ASIAKIRJAT
- F. KIRJEISTÖ
- G. TILIASIAKIRJAT
- H. SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT
- I. KARTAT JA PIIRUSTUKSET
- K. TILASTOASIAKIRJAT
- L. ELEKTRONISET ASIAKIRJAT
- M. MUISTIOT JA SUUNNITELMAT
- S. ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET
- T. MIKROFILMIT
- U(J). MUUT ASIAKIRJAT
Esimerkki: Pohjanmaan Perheneuvolan ja päihdetyön kuntayhtymän arkisto
- B LUETTELOT (Pääsarja)
- Ba Henkilökunnan nimikirjat (Sarja)
- Bb Virka- ja henkilöstöluettelot (Sarja)
- Bc Arkistoluettelot (Sarja)
- C PÖYTÄKIRJAT (Pääsarja)
- Ca Yhtymäkokousten pöytäkirjat liitteineen (Sarja)
- Cb Yhtymähallituksen pöytäkirjat liitteineen (Sarja)
- Cc A-klinikan johtokunnan pöytäkirjat (Sarja)
- Cd Yhteistoiminnan pöytäkirjat (Sarja)
- Ce Toimikuntien pöytäkirjat (Sarja)
Perinteisessä arkistokaavassa tietyn tehtäväalueen asiakirjasarjat hajaantuvat eri puolille kaavaa ja myös fyysisesti eri puolille arkistoa, esimerkiksi niin, että hakemus arkistoidaan saapuneisiin kirjattuihin asiakirjoihin ja päätös päätöstaltioihin.
Tehtäväryhmittelyn mukaisen arkistokaavan pohjana on arkistonmuodostussuunnitelman tai tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitus. Tehtäväryhmittelyn mukaista arkistokaavaa käytetään uudemmassa aineistossa, joka on muodostunut siltä ajalta, kun AMS tai TOS on ollut olemassa, käytännössä 1990-luvulta lähtien. Tämä arkistokaava on aina arkistokohtainen ja se perustuu viranomaisen toimintaan ja tehtäviin. Sarjat eivät ole kiinteät, vaan vaihtelevat arkistonmuodostajasta toiseen. Sarjojen keskinäinen järjestys perustuu numeroluokitukseen.
Samaan tehtävään/ryhmään liittyvistä arkistoitavista asiakirjoista muodostetaan oma kokonaisuus.
Esimerkki TE-keskuksen tehtäväpohjaisesta arkistokaavasta
- 0 YLEISHALLINTO JA OIKEUDELLISET ASIAT (Pääsarja)
- 00 Yleishallinto (Sarja)
- 000 Keskuksen/osastojen laatimat ohjeet (Alasarja)
- 000.1 Keskuksen ja osastojen laatimat ohjeet (Alasarja)
- 002 Diaarit (Sarja)
- 002.1 Hallintodiaarit (Alasarja)
- 002.2 Työvoimaosaston diaarit (Alasarja)
- 002.3 Maaseutuosaston diaarit (Alasarja)
- 000 Keskuksen/osastojen laatimat ohjeet (Alasarja)
- 00 Yleishallinto (Sarja)
- 1 HENKILÖSTÖHALLINTO (Pääsarja)
- 10 Säädökset ja ohjeet (Sarja)
- 100 Keskuksen/osastojen laatimat ohjeet (Alasarja)
- 11 Virkajärjestelyt (Sarja)
- 12 Virat, toimet ja palvelussuhdeasiat (Sarja)
- 120 Viran ja toimen haku, palvelussuhteen alkaminen (Alasarja)
- 120.1 Viran ja toimen täyttäminen (Alasarja)
- 120.2 Nimikirjat (Alasarja)
- 120 Viran ja toimen haku, palvelussuhteen alkaminen (Alasarja)
- 10 Säädökset ja ohjeet (Sarja)
Tehtäväpohjaisessa kaavassa sarjat kootaan yhteen sekä käsitteellisesti että mahdollisuuksien mukaan myös fyysisesti. Esimerkiksi viran ja toimen täyttämiseen liittyvät kaikki asiakirjat arkistoidaan yhteen ja ne muodostavat asiakirja-aktin.
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Uusimmat tiedotteet
-
17.5.2024 14:40
Uusi tietopankki arkistointia tukeville oppaille ja ohjeille julkaistu
Arkistoinnin osaaja -tietopankki täydentyy vaiheittain.
-
29.4.2024 16:02
Sähköisen arkistoinnin palvelu -kyselyn tulokset
Helmikuussa järjestetyn sähköisen arkistoinnin palvelun viestintää koskevan kyselyn tulokset ja jatkotoimenpiteet
-
18.3.2024 15:22
Kansallisarkiston määräys taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan arkistoitavista tietoaineistoista tulossa syksyllä 2024
Pohjana tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus.
-
21.2.2024 14:02
Kansallisarkiston tuore metatietosuositus uudistaa arkistokuvailua
Suositus nostaa esiin arkistoitavien tietoaineistojen koko pitkän elinkaaren ja keskittyy niiden arkistokäyttöön liittyviin kuvailutarpeisiin.