Massadigitoinnin pilotti
Kansallisarkisto pilotoi massadigitoinnin prosessia vuonna 2019. Pilottiin osallistui viisi viranomaisorganisaatiota: Länsi-Uudenmaan käräjäoikeus, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea, Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos, työ- ja elinkeinoministeriö sekä Verohallinto.
Organisaatiot siirsivät Kansallisarkistoon aineistoja, joiden avulla voitiin testata massadigitoinnin vaiheita. Ennen siirtoa varmistettiin ajantasaisilla seulontapäätöksillä, että aineistojen analogisella säilytysmuodolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa, mikä on yksi edellytyksistä aineiston soveltuvuudesta massadigitointiin.
Pilotoinnin tuloksista voit lukea loppuraportista (pdf).
Tutustu massadigitoinnin pilotin yhteydessä toteutettuun videoon.
Pilotin tavoitteet
Massadigitoinnin pilotin tavoitteena oli
- digitoida noin 450 hyllymetriä viranomaisten arkistoitavia asiakirjoja uudella prosessilla ja teknologialla sekä hävittämiseen tähtäävän digitoinnin vaatimusten mukaisesti.
- saada näyttöä digitointiprosessin mahdollisimman monen työvaiheen todellisista läpimenoajoista, laatutasosta sekä olemassa olevan ohjeistuksen selkeydestä ja lisäohjeistustarpeesta.
Pilotin vaiheet
Pilotin ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin massadigitoinnin tiekartan pohjalta pilottiaineistot ja sovittiin niistä alustavasti pilottiviranomaisten kanssa. Tämän jälkeen viranomaiset valmistelivat oman aineistonsa siirtokuntoon, kuten luetteloivat sen pilottia varten laaditun ohjeistuksen mukaisesti.
Toisessa vaiheessa aineistot siirrettiin Kansallisarkistoon ja ne digitoitiin hävittämiseen tähtäävän digitoinnin vaatimusten mukaisesti.
Aineistojen käytettävyyden parantamiseksi digitoiduista kuvista tuotettiin myös konekirjoitetun tekstin tunnistus (OCR), mikä mahdollistaa kokotekstihaut aineistoon.
Pilotin päätyttyä 2019 marraskuussa sen tulokset analysoitiin ja raportoitiin ja ryhdyttiin valmistelemaan tuotantoon siirtymistä.
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Uusimmat tiedotteet
-
17.5.2024 14:40
Uusi tietopankki arkistointia tukeville oppaille ja ohjeille julkaistu
Arkistoinnin osaaja -tietopankki täydentyy vaiheittain.
-
29.4.2024 16:02
Sähköisen arkistoinnin palvelu -kyselyn tulokset
Helmikuussa järjestetyn sähköisen arkistoinnin palvelun viestintää koskevan kyselyn tulokset ja jatkotoimenpiteet
-
18.3.2024 15:22
Kansallisarkiston määräys taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan arkistoitavista tietoaineistoista tulossa syksyllä 2024
Pohjana tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositus.
-
21.2.2024 14:02
Kansallisarkiston tuore metatietosuositus uudistaa arkistokuvailua
Suositus nostaa esiin arkistoitavien tietoaineistojen koko pitkän elinkaaren ja keskittyy niiden arkistokäyttöön liittyviin kuvailutarpeisiin.