Massadigitoinnin pilotti
Kansallisarkisto pilotoi massadigitoinnin prosessia vuonna 2019. Pilottiin osallistui viisi viranomaisorganisaatiota: Länsi-Uudenmaan käräjäoikeus, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea, Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos, työ- ja elinkeinoministeriö sekä Verohallinto.
Organisaatiot siirsivät Kansallisarkistoon aineistoja, joiden avulla voitiin testata massadigitoinnin vaiheita. Ennen siirtoa varmistettiin ajantasaisilla seulontapäätöksillä, että aineistojen analogisella säilytysmuodolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa, mikä on yksi edellytyksistä aineiston soveltuvuudesta massadigitointiin.
Pilotoinnin tuloksista voit lukea loppuraportista (pdf).
Tutustu massadigitoinnin pilotin yhteydessä toteutettuun videoon.
Pilotin tavoitteet
Massadigitoinnin pilotin tavoitteena oli
- digitoida noin 450 hyllymetriä viranomaisten arkistoitavia asiakirjoja uudella prosessilla ja teknologialla sekä hävittämiseen tähtäävän digitoinnin vaatimusten mukaisesti.
- saada näyttöä digitointiprosessin mahdollisimman monen työvaiheen todellisista läpimenoajoista, laatutasosta sekä olemassa olevan ohjeistuksen selkeydestä ja lisäohjeistustarpeesta.
Pilotin vaiheet
Pilotin ensimmäisessä vaiheessa määriteltiin massadigitoinnin tiekartan pohjalta pilottiaineistot ja sovittiin niistä alustavasti pilottiviranomaisten kanssa. Tämän jälkeen viranomaiset valmistelivat oman aineistonsa siirtokuntoon, kuten luetteloivat sen pilottia varten laaditun ohjeistuksen mukaisesti.
Toisessa vaiheessa aineistot siirrettiin Kansallisarkistoon ja ne digitoitiin hävittämiseen tähtäävän digitoinnin vaatimusten mukaisesti.
Aineistojen käytettävyyden parantamiseksi digitoiduista kuvista tuotettiin myös konekirjoitetun tekstin tunnistus (OCR), mikä mahdollistaa kokotekstihaut aineistoon.
Pilotin päätyttyä 2019 marraskuussa sen tulokset analysoitiin ja raportoitiin ja ryhdyttiin valmistelemaan tuotantoon siirtymistä.
