Massadigitoinnin palvelu
Massadigitoinnin palvelussa valtion viranomaisten arkistoitavat paperiasiakirjat otetaan vastaan ja digitoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa säilytettäväksi ja käytettäväksi. Asiakirjojen paperinen säilytysmuoto hävitetään digitoinnin jälkeen.
Kansallisarkiston massadigitoinnilla arkistoitavia paperiasiakirjoja voidaan digitoida kustannustehokkaasti ja keskitetysti. Massadigitoinnissa voidaan käsitellä isoja aineistomääriä.
Tällä hetkellä Massadigitoinnin palvelua tarjotaan erillisrahoituksella vuoden 2026 loppuun asti muutamille viranomaisille. Tavoitteena on digitoida vuosittain keskimäärin 2000 hyllymetriä aineistoja. Vuosien 2020–2023 aikana Massadigitoinnin palvelua on tarjottu massadigitoinnin tiekartan ja sitä tarkentavien digitointisuunnitelmien mukaisesti. Tiekartan mukaista vastaanottoa ei toistaiseksi tarjota eikä tiekartalle tehdä päivityksiä.
Tutustu Massadigitoinnin palvelun videoon, joka esittää aineiston vastaanoton ja massadigitoinnin vaiheet, minkä lopputuloksena paperinen asiakirja muuttuu digitaalisessa muodossa säilytettäväksi sekä käytettäväksi ajasta ja paikasta riippumatta.
Tavoitteena täysin sähköinen toimintaympäristö
Massadigitoinnin tavoitteena on
- edistää asiakirjatiedon parempaa saatavuutta ja käytettävyyttä
- mahdollistaa tiedonhallinnan prosessien ja menetelmien uudistamista
- nopeuttaa valtion virastojen luopumista paperiarkistoista ja edistää siten virastojen siirtymistä täysin sähköiseen toimintaympäristöön
- säästää arkistokustannuksissa.
Vain asiakirjan säilytysmuoto muuttuu
Digitoinnissa asiakirjan tietosisältö ei häviä, vaan ainoastaan asiakirjan säilytysmuoto muuttuu paperisesta digitaaliseksi.
Alkuperäiset paperiasiakirjat hävitetään digitoinnin jälkeen, minkä mahdollistamiseksi Kansallisarkisto on laatinut vaatimusmäärittelyt hävittämiseen tähtäävälle digitoinnille. Vaatimusmäärittelyllä varmistetaan, että kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvat viranomaisten asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot säilyvät ja ovat käytettävissä. Kansallisarkiston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu keskeisesti asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyvyyden ja käytettävyyden varmistaminen.
Lisätiedot:
