Arkistointi tarkoittaa osaksi kulttuuriperintöä määritellyn tiedon säilyttämistä ja säilyvyyden turvaamista. Arkistoitua tietoa säilytetään ilman aikarajaa eli käytännössä pysyvästi. Arkistointiin kuuluu myös arkistoidun tiedon saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta huolehtimista. Kaikkea tietoa ei arkistoida, vaan arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. Arkistollinen arvo määräytyy arvonmäärityksen kriteerien kautta.
Aiemmin arkistoinnilla saatettiin tarkoittaa asiakirjojen laittamista arkistokoteloihin, asian päättämistä tietojärjestelmässä tai ylipäätään tiedon säilyttämistä. Näin on arkikielessä usein nytkin. Sanan merkitys on muuttunut tietosuojalainsäädännöstä ja tiedonhallintalaista johtuen. Lainsäädäntö erottaa toisistaan tietoaineistojen säilyttämisen ja arkistoinnin. Säilyttäminen tapahtuu asiakirjan tai tietoaineiston alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten, mutta arkistointi yleisen edun mukaisia käyttötarkoituksia varten. Arkistoinnilla on siis muun muassa kulttuuriperintöön ja tutkimukseen liittyvä oma erityinen tarkoituksensa. Käsite-ero on hiukan hankala, sillä käytännössä toki myös arkistoituja tietoaineistoja ”säilytetään” eli huolehditaan niiden säilyvyydestä ja käytettävyydestä.
Käsitteiden arkistointi, pysyvä säilyttäminen ja säilyttäminen erot perustuvat tietosuojalainsäädäntöön sekä tiedonhallintalakiin.
- Säilyttäminen viittaa tietoaineistojen säilytysaikaan, ja se tarkoittaa tietoaineistojen säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia, oikeusturvan toteuttamista ja virkavastuun todentamista varten (Tiedonhallintalaki 21 §).
- Pysyvä säilyttäminen ei tarkoita samaa kuin arkistointi vaan tietoaineiston säilyttämistä pysyvästi sen alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten. Toistaiseksi myös vuodelta 1994 peräisin olevassa arkistolaissa käytetään käsitettä pysyvä säilyttäminen mutta eri tarkoituksessa.
- Arkistointi tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan jälkeen osana kulttuuriperintöä ja tutkimuskäyttöä varten. Käsite arkistointi vastaa arkistolain käsitettä pysyvä säilytys.
- Lue lisää aiheesta.
Kansallisarkisto ei päätä säilytysajoista vaan viranomaisen tulee tehdä se itse tiedonhallintalain 21 §:n perusteella. Säilytysaikojen määrittelemistä ohjaa tiedonhallintalautakunta. Käytännössä määrittelytyössä voi hyödyntää organisaation omaa asiantuntemusta (tehtävästä vastaavat henkilöt, juristi jne.), tiedonhallintalautakunnan antamia säilytysaikasuosituksia, Kuntaliiton säilytysaikavihkoja sekä organisaation aiempaa tiedonohjaussuunnitelmaa tai arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Kansallisarkisto päättää seulontapäätöksissään, mitkä tietoaineistot ja asiakirjat ovat arkistoitavia ja kuuluvat asiakirjalliseen kulttuuriperintöön.
Arkistolaissa säädetty arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on arkistoinnin suunnittelun ja tiedon elinkaaren hallinnan väline. Se sisältää viranomaisen tehtävät ja niissä muodostuvat tietoaineistot sekä niiden säilytysajat ja -tavat kattavasti elinkaaren alusta loppuun.
Digitaalisen tiedon hallintaan kehitettiin 2000-luvun alussa sähköiseksi arkistomuodostussuunnitelmaksi joskus kutsuttu tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka perustuu tehtäväpohjaiseen luokitteluun sekä toimii tietojärjestelmään integroituna metatietojen tuottamisen ja elinkaaren hallinnan välineenä. TOS:n elinkaarenhallinta ei kuitenkaan yleensä kata tietoaineiston elinkaarta kokonaisuutena, ja siihen on vaikea kuvata muun muassa tulevia migraatioita tai arkistosiirtoja.
Arkistonmuodostussuunnitelmaa on totuttu käyttämään erityisesti analogisen aineiston hallintaan, mutta sen ideaa voi soveltaa myös digitaalisten tietoaineistojen hallintaan. Yksi tapa hallita organisaation tietoaineistoja on käyttää tiedonohjaussuunnitelmaa tiedonohjaukseen ja yhdistää AMS:n arkistoinnin suunnitteluun kytkeytyvät elementit tiedonhallintalain edellyttämän tiedonhallintamallin kuvausvelvoitteisiin.
Kansallisarkisto antaa neuvontaa ja ohjausta viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen kysymyksissä. Laajan tai paljon työtä vaativan yksityiskohtaisen ohjauksen antaminen yksittäiselle organisaatiolle ei ole kuitenkaan mahdollista.
On hyvä huomata, että AMS:lla ja TOS:lla on hieman erilainen käyttötarkoitus ja tietosisältö. Lue lisää Arkistonhallinnan kuvauksista.
Kotisivuillamme on myös eri aikoina annettuja määräyksiä, ohjeita ja oppaita, joiden kautta aiheeseen voi tutustua.
- AMS-opas (pdf)
- Sähköisen AMS:n laadintaopas (pdf)
- SÄHKE2-määräys (kumottu 31.12.2022)
- JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne
Kunnat voivat lisäksi hyödyntää Kuntien yhteistä tehtäväluokitusta (pdf). Suosittelemme kunnille mahdollisuuksien mukaan myös yhteistyötä jonkin toisen kunnan kanssa.
Tiedonhallintalautakunta on antanut tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia, joista kannattaa erityisesti huomioida Suositus tiedonhallintamallista (pdf).
Asiarekisterien (diaarien) pysyvästä säilyttämisestä on vuosien varrella annettu useita Kansallisarkiston määräyksiä. SÄHKE2-määräykseen (2009) saakka lähtökohtana oli, että diaaritiedot ovat pysyvästi säilytettäviä (arkistoitavia). Tiedot pitivät sisällään kaikki analogisella asiakortilla olevat tiedot asiasta, välitoimenpiteistä ja asiakirjoista tai tietyt tulosteet sähköisestä diaarista.
SÄHKE2-määräys muutti tilannetta siten, että asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen rekisteröintitiedot säilytettiin pysyvästi vain silloin, kun asialla oli pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Jos kaikki asiakirjat olivat määräajan säilytettäviä, oli myös asian rekisteröintitiedot hävitettävä. Vuonna 2022 SÄHKE2-määräyksen kumoamismääräyksen perustelumuistiossa (pdf) todetaan, että tätä linjausta on tarpeen harkita uudelleen. Syinä mm. arkistoitujen tietojen saatavuuteen ja käytettävyyteen liittyvät seikat.
SÄHKE2-määräykseen sisältynyt linjaus ei ole enää voimassa ja asianhallintajärjestelmässä on tarve olla valmius siihen, että rekisteröintitiedot voidaan arkistoida, vaikka asialla olevia asiakirjoja ei arkistoitaisi.
Tällä hetkellä rekisteröintitietojen arvonmääritykseen otetaan kantaa uusissa seulontapäätöksissä. Näitä seulontapäätöksiä ei ole kaikille vielä annettu. Tavoite on, että yleiset periaatteet muotoillaan Kansallisarkiston yleispäätökseen, joka annetaan Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan tiedonhallintaa koskevan säilytysaikasuosituksen pohjalta vuoden 2024 aikana.
Digiaikana myös fyysisellä arkistotilalla on merkitystä, jos viranomaisen hallussa on arkistoitavia tai pitkään säilytettäviä analogisia asiakirjoja. Arkistotiloja rakennettaessa ja kunnostaessa tulee noudattaa Kansallisarkiston määräystä ja ohjeita arkistotiloista (1.3.2013). Myös arkistokaappien, joissa säilytetään arkistoitavia, eli pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, tulee täyttää arkistotilamääräykset.
Sähköistä allekirjoitusta koskevat tiedot arkistoidaan ensisijaisesti metatietoina. Riittävien metatietojen talteen ottaminen on tarpeen varmistaa erityisesti silloin, kun käytetään kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta, joka tuottaa allekirjoitustiedot itse PDF-tiedostoon.
Metatiedon tuottaminen on tärkeää siksi, ettei itse asiakirjassa olevien allekirjoitustietojen (lukuun ottamatta tekstiä asiakirjan pinnassa) säilyminen pitkäaikaissäilytyksessä ole varmaa. Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen yhtenä tarkoituksena on estää tiedoston muuttuminen. Pitkäaikaissäilytyksessä tiedostoja on kuitenkin jossain vaiheessa migroitava eli muunnettava toiseen muotoon, jolloin sähköisen allekirjoituksen eheys voi rikkoutua tai se voi estää migraation. Lisäksi on huomattava, että allekirjoitusten varmennetietoja säilytetään varmennepalveluissa vain määräajan.
Sähköisestä allekirjoituksesta tulisi tuottaa metatietoa arkistoitavan asiakirjan metatietokortille (kuka allekirjoitti ja milloin). Lisäksi allekirjoitustapahtumasta olisi hyvä tuottaa allekirjoitustapahtumaa dokumentoiva toimenpidetieto.
Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu ohjeistaa Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostoja koskevista vaatimuksista. Tämä ohjeistus on hyvä ottaa huomioon myös sähköisiä allekirjoituksia sisältävien arkistoitavien tiedostojen kohdalla. Tutustu formaattien hallintaa koskeviin kohtiin myös verkkosivujemme Digitaaliset aineistot -osiossa.
Kansallisarkisto ei ota kantaa siihen missä tilanteissa asiakirja on allekirjoitettava ja mikä on juridisessa mielessä riittävä allekirjoitustekniikka.
Kansallisarkistolta ei tarvitse hakea erillistä päätöstä arkistoitavien syntysähköisten asiakirjojen säilyttämiseksi sähköisessä muodossa tai lupaa siirtyä sähköiseen arkistointiin. Kansallisarkiston tavoitteena on, että tiedot arkistoitaisiin digitaalisessa muodossa aina kun se on mahdollista.
Kansallisarkiston 22.12.2021 antaman määräyksen mukaan (Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta, KA/15906/07.01.01.00/2021) asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa. Poikkeuksena ovat ne sähköiseen muotoon muutetut kulttuurihistoriallisesti arvokkaat analogiset asiakirjat, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella.
1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon. Digitoinnissa on noudatettava Kansallisarkiston ajantasaisia vaatimuksia, jotta asiakirjojen säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa. Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua. Kansallisarkisto määrää erikseen ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien asiakirjojen muodosta.
Kansallisarkiston SÄHKE2-määräys (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, AL/9815/07.01.01.00/2008) on kumottu Kansallisarkiston määräyksenä 31.12.2022 eikä sitä enää ylläpidetä.
SÄHKE2:n mahdollista hyödyntämistä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa tukee Kansallisarkiston Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022), joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta sekä kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla.
SÄHKE2-mukaisuus on tuettu siirtorakenne Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista.
Tietoaineiston elinkaaren aikana tehtävät muunnokset voivat vaarantaa tiedon säilymisen teknisesti tai sisällöllisesti eheänä. Ylimääräisiä tiedostomuunnoksia on hyvä välttää, eikä tiedostoja ole arkistoinnin vuoksi tarpeen muuntaa rutiininomaisesti esimerkiksi PDF/A-tiedostomuotoon.
Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivuilla on Kansallisarkistoon vastaanotettavien formaattien päivittyvä luettelo. Listausta voi hyödyntää, vaikka organisaation aineistoja ei oltaisikaan juuri nyt siirtämässä Kansallisarkistoon. Tällä hetkellä esimerkiksi monet tavallisimmat toimistoformaatit ovat Kansallisarkistoon vastaanotettavien tiedostomuotojen joukossa.
Kun harkittuja tiedostomuunnoksia joudutaan tekemään, niiden laatua tulisi aina valvoa tarkasti. Mahdollisen arkistoversion (esimerkiksi PDF/A-versio) rinnalla on aina suositeltavaa säilyttää alkuperäinen tiedostomuoto. Se voi käytettävyyden lisäksi olla tietosisällön, pitkäaikaissäilyttämisen ja arkistoinnin näkökulmasta arkistointivaiheessa paras vaihtoehto.
Huomaathan, että Kansallisarkiston seulontapäätösten määräykset pysyvästi säilytettävien sähköisten asiakirjojen tiedostomuodoista on kumottu takautuvasti määräyksellä arkistoitavien asiakirjojen muodosta (KA/15906/07.01.01.00/2021).
Lue lisää arkistoitavien tietoaineistojen formaattien hallinnasta ja PDF/A-formaatista.
Arkistoinnin ohjaus
Löydät Arkistoinnin ohjaus -sivustolta tietoa arkistoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta, muun muassa arkistointia koskevia määräyksiä ja ohjeita sekä tietoa tulevista koulutuksista.
Sivustolla on myös ohjeet
- arkistoitavan viranomaisaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon ja
- yksityisarkiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen
Ohjaamme, neuvomme ja koulutamme digitaalisen ja analogisen aineiston hallinnan, arkistoinnin ja arvonmäärityksen kysymyksissä.
Mikäli et löydä sivuilta vastausta kysymykseesi tai sinulla on johonkin aihealueeseen liittyviä lisäkysymyksiä, ole meihin suoraan yhteydessä.
Uusimmat tiedotteet
-
21.11.2024 15:09
Tietosuoja, tiedonhallinta ja arkistointi -seminaari 27.1.2025 – ilmoittaudu nyt!
Tilaisuus järjestetään paikan päällä Kansallisarkiston vanhassa tutkijasalissa.
-
19.11.2024 13:41
Tervetuloa Arkistoinnin toimenpidepolulle!
Uusi opas tarjoaa kokonaiskuvan arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista.
-
31.10.2024 17:49
Arkistoinnin osaaja -webinaari arkistoinnin suunnitelmallisuudesta 28.11.
Ilmoittaudu viimeistään 25.11.
-
18.10.2024 9:34
Tervetuloa Sähköisen arkistoinnin palvelun infotilaisuuteen maanantaina 4.11.
Infossa kerromme ajankohtaisista asioista ja vuoden 2025 suunnitelmista. Ilmoittaudu nyt!